Opis raportu SmartBI - Sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych

Część merytoryczna sporządzona w oparciu o dokument Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii  „Sprawozdawczość, najczęściej zadawane pytania”.

Z uwagi na to, że informacje o tym, jakie dane są wymagane do sprawozdania zostały podane na tyle późno, że nie było możliwe zmodyfikowanie oprogramowania tak, aby pobierać wszystkie niezbędne dane do sprawozdania w sposób w pełni automatyczny, poniżej zostały opisane założenia do raportu wraz ze wskazówkami jego obsługi.

____________________________________________________________________________________________________________

Raport został napisany przy wykorzystaniu funkcjonalności SmartBI, która umożliwia pobranie odpowiednich danych w formie zapytania SQL, następnie na bazie tego zapytania został zaprojektowany raport w arkuszu kalkulacyjnym.  

Do działania raportu wymagane jest posiadanie aktywnych znaczników na licencji klienta FKF lub F50:

1. Raport powinien być przygotowany za rok kalendarzowy, bez względu na to, jaki rok obrachunkowy obowiązuje podmiot. SmartBI pozwala na pobranie danych z dowolnego okresu, bez podziału na lata obrachunkowe, wobec czego można te dane do raportu pobrać z bazy zgodnie z wymaganiami za rok 2021.

2. W raporcie powinny być także wykazane niezapłacone transakcje sprzed roku 2021.  Do raportu jest dołączona tabela kursów średnich walut za lata 2018, 2019, 2020 i 2021 dla walut: EUR, USD, GBP oraz CZK. Jeśli w danych z faktur firmy występują inne waluty, raport wymaga poszerzenia. Dla pozycji w raporcie „inny rok”, najprościej jest wpisać kurs waluty ręcznie. UWAGA: kursy stosowane w sprawozdaniu, to są średnie kursy walut NBP dla terminu wymagalności (zgodnie z podanymi przez MF założeniami do raportu).

3. Zgodnie z opisem umieszczonym na stronie rządowej Biznes.gov.pl dane potrzebne do wypełnienia  raportu są następujące:

• Nazwa i numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• wartość świadczeń pieniężnych otrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie:
  • nieprzekraczającym 30 dni,
  • od 31 do 60 dni,
  • od 61 do 120 dni,
  • przekraczającym 120 dni,

od dnia wystawienia faktury lub rachunku potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi.

• wartość świadczeń pieniężnych spełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie:
  • nieprzekraczającym 30 dni,
  • od 31 do 60 dni,
  • od 61 do 120 dni,
  • przekraczającym 120 dni,

od dnia wystawienia faktury lub rachunku potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi.

• wartość świadczeń pieniężnych nieotrzymanych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie oraz udział procentowy tych świadczeń w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych należnych temu podmiotowi w tym roku,
• wartość świadczeń pieniężnych niespełnionych w poprzednim roku kalendarzowym w terminie określonym w umowie oraz udział procentowy tych świadczeń w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych, do których spełnienia zobowiązany jest ten podmiot w tym roku.

4. Dostarczony raport, który powinien wesprzeć użytkowników Symfonii w przygotowaniu Sprawozdania o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, składa się z arkuszy:

• Dane – w arkuszu tym znajdują się dane pobrane z bazy w oparciu o zapytanie sql, niezbędne dla sporządzenia sprawozdania,
• Analiza – arkusz ten jest elementem funkcjonalności SmartBI, ale jest nieistotny z punktu widzenia niniejszego sprawozdania,
• Raport – w arkuszu tym, prezentowane są dane wynikowe, które powinny być przekazane w sprawozdaniu. Dane te, podane są w dwóch formach:
  • W formie tabeli, która była zaprojektowana w zeszłym roku (2020), na potrzeby sprawozdania – wg terminów zapłaty,
  • w formie zgodnej ze zestawieniem zbiorczym opublikowanym w Biuletynie Informacji Publicznej przez Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii. Do tej tabeli pobierane są dane z pierwszej tabeli.
• Roboczy – w arkuszu tym, przerabiane są dane z arkusza [Dane] za pomocą formuł Excela, w celu uzyskania wyników wymaganych do prawidłowego przygotowania sprawozdania.        

5. Na arkuszu [Roboczy] należy podać konta księgowe, na których księgowane są należności i zobowiązania z kontrahentami: konto1, konto2 i jeśli trzeba konto3.

6. Ze sprawozdania należy wykluczyć świadczenia pieniężne z transakcji handlowych przedsiębiorcami, którzy nie są:

• przedsiębiorcami państw członkowskich,
• przedsiębiorcami państw członkowskich EFTA,
• oddziałami lub przedstawicielami innych niż powyżej przedsiębiorstw zagranicznych.

Raport zawiera wszystkie transakcje z kontrahentami, księgowane na wskazanych przez podmiot kontach księgowych. Wykluczenie podmiotów wskazanych w pkt. 6 zostało umożliwione przez oznaczenie transakcji z nimi znacznikiem. Proponowany znacznik, to znacznik N. Można zastosować inny znacznik, ale wówczas należy na arkuszu [Roboczy] podać zastosowany znacznik.

7. Świadczenia pieniężne uregulowane w ratach, są wykazywane w sprawozdaniu w ujęciu dwóch kryteriów: termin zapłaty oraz moment zapłaty. Część płatności zrealizowana w terminie jest wykazana w kolumnie dni (do 30, 31-60.. itd.), a jeśli kolejne części będą płacone po terminie, to zostaną wykazane w kolumnie dni oraz dodatkowo, jako płatności nie zrealizowane w terminie wykazany na fakturze (rachunku, umowie).

8. Zaliczka (przedpłata), dopiero wówczas może być uwzględniona w sprawozdaniu gdy zostanie wystawiona faktura (rachunek). Przedpłata, do której została wystawiona faktura (rachunek) zawsze raportowana jest jako świadczenie uregulowane w terminie do 30 dni. 

9. Z uwagi na to, że raport zasilany jest danymi z rozrachunków, należy zwrócić uwagę na to, czy salda rozrachunków są zgodne z saldami na odpowiadających im kontach księgowych. Ważne jest również to, aby w rozrachunkach pierwszego BO podane były terminy płatności. Przy ich braku w raporcie będą widoczne daty w postaci: 1900-01-00.

10. Sprawozdanie prezentowane jest w walucie polskiej. Dla transakcji walutowych przeliczenie zrealizowane jest według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia wymagalności roszczenia. Jeśli orzeczenie sądowe lub czynność prawna zastrzega inaczej, wówczas taki kurs należy zmienić ręcznie.

11. Terminy płatności wykazane w raporcie pobierane są z terminów zapłaty wykazanych na fakturze (rachunku). Jeśli ma być zastosowany inny termin płatności (np. z umowy), wówczas należy go poprawić ręcznie, lub zweryfikować ten termin w programie Symfonia dla danego rozrachunku.

12. W sprawozdaniu przyjęto, że moment świadczenia pieniężnego, to moment wpływu środków na rachunek wierzyciela.  

13. Zgodnie z ustawą, w sprawozdaniu powinny być zawarte tylko świadczenia zrealizowane w sposób pieniężny, wobec czego w danych do raportu nie zostały ujęte kompensaty oraz faktury korekty in minus.

Zalecane jest uważne przyjrzenie się danym i wyrywkowo dokładne sprawdzenie losowe wybranych transakcji handlowych.

Arkusz [Roboczy] posiada dane pośrednie, z których zasilany jest ostatecznie raport (arkusz [Raport]). Wszystkie zastosowane formuły Excela są odkryte, aby ułatwić Użytkownikom zweryfikowanie i uzgodnienie danych. Ponadto, na arkuszu „Dane” znajdują się dane pobrane z systemu, będące szczegółowymi informacjami, które ułatwiają prześledzenie poszczególnych danych do raportu.

Poniżej instrukcja obrazkowa jak wczytać i uruchomić raport. W załączniku pliki:

• Raport_Płatności_2021.xlsx – raport
• TerminyZaplatyTransakcji_20220112_v6.sql – zapytanie sql

Wczytanie raportu Część praktyczna - instrukcja

 

Pierwszy krok – wczytanie zapytania

W pierwszym kroku, należy uruchomić Management Studio (przy wyłączonym programie Symfonia). Następnie odszukać bazę danych, do której ma być wczytane zapytanie (rys. 1)

Rysunek 1

Jeśli nie wiemy, jaka jest nazwa bazy, do której ma być wczytane zapytanie, wówczas należy w oknie uruchamiania programu Symfonia kliknąć prawym przyciskiem myszy i wyedytować konfigurację bazy danych na serwerze (rys. 2 i 3).

Rysunek 2

Rysunek 3

Zaznaczając w oknie Management Studio nazwę bazy, należy wybrać w górnym menu ikonę otworzenia pliku (rys. 4) i należy wskazać plik z zapytaniem (rys. 5).

Rysunek 4

Rysunek 5

Po wczytaniu zapytania, należy je uruchomić przyciskiem Execute (rys. 6)

Rysunek 6

W efekcie uruchomienia zapytania, jeśli wszystko przebiegnie poprawnie, powinien być wyświetlony komunikat, jak na rys. 7.

Rysunek 7

W efekcie wykonania tych czynności do SmartBI, zostanie dodane zapytanie, które będzie generowało raport z danymi niezbędnymi do przygotowania sprawozdania (rys. 8).

Krok drugi – wczytanie raportu

Rysunek 8

Wczytany raport należy uruchomić.

Widoczne na rys. 9 okienko zamykamy i korzystając z ikony „Otwórz” (rys. 12), wskazujemy raport w Excelu Raport_Płatności_2021 i wczytujemy go SmartBI.

Rysunek 9

Rysunek 10

Rysunek 11

Rysunek 12

Po wczytaniu, raport należy zapisać (rys. 13), zamknąć SmartBi i ponownie uruchomić raport. W oknie filtru (rys. 14), wskazujemy zakres dat, które określą rok za który ma być przygotowane sprawozdanie.

Rysunek 13

Rysunek 14

W oknie filtru domyślnie ustawione jest odłączenie dokumentów, które nie podlegają raportowaniu (zapłacone przed początkiem okresu). Użytkownik może także samodzielnie odciąć dane z rozrachunków, jeśli uzna to za uzasadnione. Aby to zrobić, należy zaznaczyć checkbox „Używaj filtra minimalnej daty dokumentu” i w polu poniżej wskazać datę od której będą pobierane dokumenty. Jeśli w pole daty zostanie wpisana np. data 2019-01-01, to do raportu zostaną pobrane tylko dokumenty od 2019-01-01, reszta dokumentów (rozrachunków), zostanie odcięta.

Po ponownym uruchomieniu raportu, należy przejść na arkusz „Dane” i sprawdzić ile wierszy z danymi zostało pobranych do raportu (rys. 15).

Rysunek 15

Następnie, przechodzimy na arkusz „Roboczy” i zaznaczamy ostatni wiersz z danymi (rys. 16).

Rysunek 16

Zaznaczony wiersz należy przeciągnąć na tyle pozycji, ile zostało wczytanych w arkuszu „Dane”. Można tę czynność wykonać szybko, korzystając ze skrótów klawiszowych. Skrót ten działa w Excelu, więc trzeba raport wyeksportować do Excela, a następnie przyciskiem F5, otworzyć okno widoczne na rys. 17 i wprowadzić zakres na jaki mają być przeciągnięte formuły, a następnie zatwierdzić OK.

Rysunek 17

Następnie kombinacją klawiszy Ctrl+D, przekopiować formuły do oznaczonego zakresu komórek. W efekcie tych czynności wszystkie dane zostaną przeniesione w sposób uporządkowany do arkusza „Roboczy”.

Wykluczenie transakcji z podmiotami innymi (opisane w pkt 6 niniejszej dokumentacji). Przykładowo wykluczeniu podlegają walutowe transakcje z BO, przedstawionymi rys. 18, 19 i 20.

Rysunek 18

Rysunek 19

Rysunek 20

Efekt wykluczenia danych ze sprawozdania widoczny jest na rys. 21.

Rysunek 21

 

Sumaryczne dane, jakie należy przekazać, widoczne są na arkuszu „Raport” (rys. 22).

Rysunek 22

Z uwagi na to, że przy bardzo dużej ilości danych (np. kilkaset tysięcy rekordów), praca z raportem może być spowolniona, najlepiej jest po wczytaniu raportu i pobraniu danych z programu Symfonia, arkusz kalkulacyjny wyeksportować do Excela i tam dalej pracować.