Część merytoryczna sporządzona w oparciu o dokument Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii  „Sprawozdawczość, najczęściej zadawane pytania”.

Z uwagi na to, że informacje o tym, jakie dane są wymagane do sprawozdania zostały podane na tyle późno, że nie było możliwe zmodyfikowanie oprogramowania tak, aby pobierać wszystkie niezbędne dane do sprawozdania w sposób w pełni automatyczny, poniżej zostały opisane założenia do raportu wraz ze wskazówkami jego obsługi.

____________________________________________________________________________________________________________

Raport został napisany przy wykorzystaniu funkcjonalności SmartBI, która umożliwia pobranie odpowiednich danych w formie zapytania SQL, następnie na bazie tego zapytania został zaprojektowany raport w arkuszu kalkulacyjnym.  

Do działania raportu wymagane jest posiadanie aktywnych znaczników na licencji klienta FKF lub F50:

1. Raport powinien być przygotowany za rok kalendarzowy, bez względu na to, jaki rok obrachunkowy obowiązuje podmiot. SmartBI pozwala na pobranie danych z dowolnego okresu, bez podziału na lata obrachunkowe, wobec czego można te dane do raportu pobrać z bazy zgodnie z wymaganiami za rok 2020. Przygotowując raport, trzeba ustawić datę dla programu jakąkolwiek z roku 2020.
2. W raporcie powinny być także wykazane niezapłacone transakcje sprzed roku 2020. Do raportu jest dołączona tabela kursów średnich walut za lata 2019 i 2020 dla walut: EUR, USD, GBP oraz CZK. Jeśli w danych występują inne waluty, raport wymaga poszerzenia. Dla pozycji „inny rok”, najprościej jest wpisać kurs waluty ręcznie. UWAGA: kursy stosowane w sprawozdaniu, to są średnie kursy walut NBP dla terminu wymagalności.
3. W związku z tym, że dane wykazywane w sprawozdaniu dotyczą stosowanych terminów zapłaty w transakcjach handlowych, więc należy przez to rozumieć, że podane interwały czasowe dotyczą stosowanych terminów płatności przez dany podmiot, a nie momentów zapłaty. Podobnie z zobowiązaniami, wykazywane są terminy płatności stosowane przez dostawców.
4. Podane terminy płatności, jakie należy wykazać w sprawozdaniu to:
   1. do 30 dni,
   2. od 31 dni do 60 dni,
   3. od 61 dni do 120 dni,
   4. powyżej 120 dni.

Terminy te wynikają z wystawionych faktur (rachunków), lub podpisanych umów. System Symfonia FK nie zbiera danych dotyczących umów, wobec czego do raportu zostały pobrane terminy zapłaty z faktur (rachunków), zaewidencjonowanych w programie.

5. Na arkuszu „Roboczy” należy podać konta księgowe, na których księgowane są należności i zobowiązania z kontrahentami: konto1, konto2 i jeśli trzeba konto3.
6. Ze sprawozdania należy wykluczyć świadczenia pieniężne z przedsiębiorcami, którzy nie są:
   1. przedsiębiorcami państw członkowskich,
   2. przedsiębiorcami państw członkowskich EFTA,
   3. oddziałami lub przedstawicielami innych niż powyżej przedsiębiorstw zagranicznych.

Raport zawiera wszystkie transakcje z kontrahentami, księgowane na wskazanych przez podmiot kontach księgowych. Wykluczenie podmiotów wskazanych w pkt. 4 zostało umożliwione przez oznaczenie transakcji z nimi znacznikiem. Proponowany znacznik, to znacznik N. Można zastosować inny, ale wówczas należy na arkuszu „Roboczy” podać zastosowany znacznik.

7. Świadczenia pieniężne uregulowane w ratach, są wykazywane w sprawozdaniu tylko w ujęciu jednego kryterium: termin zapłaty. Część płatności zrealizowane po terminie płatności jest wykazywane, zgodnie z założeniami do sprawozdania, jako świadczenie zapłacone po terminie, bez wskazywania ilości dni po terminie.
8. Zaliczka (przedpłata), dopiero wówczas może być uwzględniona w sprawozdaniu gdy zostanie wystawiona faktura (rachunek). Przedpłata, do której została wystawiona faktura (rachunek) zawsze raportowana jest jako świadczenie uregulowane w terminie do 30 dni.
9. Z uwagi na to, że raport zasila się danymi z rozrachunków, należy zwrócić uwagę na to, czy salda rozrachunków są zgodne z saldami na kontach.
10. Sprawozdanie prezentowane jest w walucie polskiej. Dla transakcji walutowych przeliczenie zrealizowane jest według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z dnia wymagalności roszczenia. Jeśli orzeczenie sądowe lub czynność prawna zastrzega inaczej, wówczas taki kurs należy zmienić ręcznie.
11. Terminy płatności wykazane w raporcie pobierane są z terminów zapłaty wykazanych na fakturze (rachunku). Jeśli ma być zastosowany inny termin płatności (np. z umowy), wówczas należy go poprawić ręcznie, lub zweryfikować ten termin w programie dla danego rozrachunku.
12. W sprawozdaniu przyjęto, że moment świadczenia pieniężnego, to moment wpływu środków na rachunek wierzyciela.
13. Kompensaty zostały uznane zgodnie z art. 4 pkt 1a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych za świadczenie pieniężne i rozliczenie transakcji handlowej, mimo braku transferu środków pieniężnych. Gdyby okazało się, że dana kompensata nie dotyczy transakcji handlowej, to należy ją wyłączyć z zestawienia metodą opisaną w punkcie 6.

Z uwagi na to, że do przygotowania raportu było bardzo mało czasu, a dodatkowo do sprawozdania wymagane są dane, które są trudno dostępne w programie, względnie nie są rejestrowane w systemie Finanse i Księgowość np. termin płatności z umowy to, należy uważnie przyjrzeć się danym, a wyrywkowo dokładnie sprawdzić wybrane transakcje.

Arkusz „Roboczy” posiada dane pośrednie, z których zasilany jest ostatecznie raport (arkusz „Raport”). Wszystkie zastosowane formuły Excela są odkryte, aby ułatwić zweryfikowanie i uzgodnienie danych. Ponadto, na arkuszu „Dane” znajdują się dane pobrane z systemu, które są szczegółowymi danymi, które ułatwiają prześledzenie poszczególnych danych do raportu.

Poniżej instrukcja jak wczytać i uruchomić raport. W załączeniu na dole artykułu niezbędne pliki:

• Raport_Płatności_20210201_v2.xlsx – raport - (aktualizacja 01/02/2021 16:00 modyfikacja pod kątem liczenia korekt)
• fk_PUserDataTerminyZaplatyTransakcji_1.sql - zapytanie sql (28/01/21 18:15 aktualizacja pliku)

Wczytanie raportu

Pierwszy krok – wczytanie zapytania

W pierwszym kroku, należy uruchomić Management Studio. Następnie odszukać bazę danych, do której ma być wczytane zapytanie (rys. 1)

Rysunek 1

Wybierając w górnym meny ikonę otworzenia pliku (rys. 2), należy wskazać plik z zapytaniem (rys. 3).

Rysunek 2

Rysunek 3

Widoczne na rys 4 okno, zatwierdzamy przyciskiem Yes.

Rysunek 4

Po wczytaniu zapytania, należy je uruchomić przyciskiem Execute (rys. 5)

Rysunek 5

W efekcie uruchomienia zapytania, jeśli wszystko przebiegnie poprawnie, powinien być wyświetlony komunikat, jak na rys. 6.

Rysunek 6

Po wczytaniu i uruchomieniu zapytania, należy odświeżyć listę (prawy przycisk myszy  -> Refresh) widoczną na rys. 7

Rysunek 7

Następnie należy odszukać wczytane zapytanie, kliknąć na nim i w momencie wyedytowania nazwy wczytanego zapytania, skopiować jego nazwę do schowka (rys. 8).

Rysunek 8

Następnie należy wyszukać procedurę: fk_AddNewAdditionalChartAndDataSource i stojąc na niej, prawym przyciskiem myszy uruchomić ją (rys. 9).

Rysunek 9

W efekcie uruchomienia w/w procedury zostanie wyświetlone okno, jak na rys. 10.

Rysunek 10

Pola w kolumnie Value wypełniamy tak, jak to zostało przedstawione na rys. 10. Nazwa raportu, @chartName to dowolna nazwa pod jaką ma być prezentowany raport w SmartBI. W kolejnym polu @chartGroup, wpisujemy cyfrę 6, co spowoduje dodanie raportu do grupy „Dodatkowe”. W polu @chartDataSource, wklejamy ze schowka nazwę zapytania, która wcześniej została skopiowana do schowka.

Zatwierdzamy wprowadzone wartości przyciskiem OK.

W efekcie wykonania tych czynności do SmartBI, zostanie dodane zapytanie, które będzie generowało raport z danymi niezbędnymi do przygotowania sprawozdania (rys. 11).

 

Krok drugi – wczytanie raportu

Rysunek 11

Wczytany raport należy uruchomić tak, jak to prezentują rys. 11 i 12.

Rysunek 12

Widoczne na rys. 13 okienko zamykamy i korzystając z ikony „Otwórz” (rys. 14), wskazujemy raport w Excelu Raport_Płatności_2020 i wczytujemy go SmartBI.

Rysunek 13

Rysunek 14

Rysunek 15

Rysunek 16

Po wczytaniu, raport należy zapisać (rys. 17), zamknąć SmartBi, ustawić datę dla programu dowolną w roku 2020 i ponownie go uruchomić.

Rysunek 17

Rysunek 18

Po ponownym uruchomieniu raportu, należy przejść na arkusz „Dane” i sprawdzić ile wierszy z danymi zostało pobranych do raportu (rys. 19).

Rysunek 19

Następnie, przechodzimy na arkusz „Roboczy” i zaznaczamy ostatni wiersz z danymi (rys. 20).

Rysunek 20

Zaznaczony wiersz należy przeciągnąć na tyle pozycji, ile zostało wczytanych w arkuszu „Dane”. Można tę czynność wykonać szybko, korzystając ze skrótów klawiszowych. Najpierw przyciskiem F5, otwieramy okno widoczne na rys. 21. Wprowadzamy zakres na jaki mają być przeciągnięte formuły, zatwierdzamy OK.

Rysunek 21

Następnie kombinacją klawiszy Ctrl+D, kopiujemy formuły do oznaczonego zakresu komórek. W efekcie tych czynności dane zostaną przeniesione do arkusza „Roboczy”.

Wykluczenie transakcji z podmiotami innymi (opisane w pkt 4 niniejszej dokumentacji). Przykładowo z transakcji z BO, przedstawia rys. 22, 23 i 24.

Rysunek 22

Rysunek 23

Rysunek 24

Efekt wykluczenia danych ze sprawozdania widoczny jest na rys. 25.

Rysunek 25

Sumaryczne dane, jakie należy przekazać, widoczne są na arkuszu „Raport”.