Zgodnie z dokumentacją Standard Rachunku Kosztów, opracowany przez Agencję Oceny Technologii Medycznych, Producent oprogramowania Symfonia (ERP i F50), przygotował rozwiązanie, które pozwoli raportować dane o kosztach rodzajowych zgodnie z wymogami w/w dokumentacji.
Punktem wyjścia do przygotowania planu kont dla jednostek medycznych, zgodnego z wymogami AOTM, było zaprojektowanie takiego rozwiązania, które pozwoli na raportowanie księgowań w obszarze kosztów rodzajowych zgodnie z wymogami. Utrudnieniem była specyfika tworzenia konta księgowego w programie Symfonia, która nie pozwala na umieszczanie zer z przodu symbolu konta.
Przyjęto główne założenie, iż zaprojektowany plan kont bez względu na to, jakich kont będzie używał podczas księgowania, musi dać możliwość raportowania na kontach, które będą odpowiadały wymogom stawianym jednostkom medycznym.
W obszarze kont kosztów rodzajowych w proponowanym planie kont dla jednostek medycznych, zostały założone następujące konta syntetyczne:
Rysunek 1 Plan kont dla JM – koszty rodzajowe
- Amortyzacja – 400,
- Zużycie materiałów i energii – 401,
- Usługi obce – 402,
- Podatki i opłaty – 403,
- Wynagrodzenia – 404,
- Składki na rzecz ZUS i inne świadczenia – 405,
- Pozostałe koszty rodzajowe – 406.
Na rys. 1 przedstawiono ten fragment planu kont. Do kont syntetycznych zostały dołączone słowniki, których elementy odpowiadają księgowym kontom analitycznym, które rozbudowują obszary planu kont w poszczególnych kontach syntetycznych zespołu 4. Słowniki te zostały nazwane nazwami kont syntetycznych, do których są dołączone (rys. 2).
Rysunek 2 Słowniki do planu kont JM dla kosztów rodzajowych
W sposób bardzo przemyślany zostały zdefiniowane nazwy dla elementów słowników, które są kontami analitycznymi. Na rys. 3 przedstawiono cześć elementów słownika Zużycie materiałów i energii. Jak widać w nazwie elementu umieszczono nazwę konta zgodnie z dokumentacją AOTM, natomiast w skrócie konta wprowadzono symbol konta, odpowiadający wzorowi, jaki jest wymagany w/w dokumentacji.
Rysunek 3 Elementy słownika Zużycie materiałów i energii
Pozycja, która jest widoczna podczas księgowania, jest zakodowaniem symbolu wymaganego przez AOTM, na tyle na ile jest to możliwe. Program Symfonia pozwala w pozycji elementu w słowniku, (również w symbolu konta w planie kont) wpisać sześć znaków. Ponadto, jak to wcześniej już zostało napisane, w pozycji elementu nie jest możliwe wprowadzenie zera na początku. I tak, kodowanie pozycji elementu słownika, który jest kontem analitycznym, polega na wprowadzeniu fragmentów konta z dokumentacji.
Przykład:
- konto wg wzoru AOTM: 401-01-01-00,
- konto zakodowane: 10100. Interpretacja: wszystkie cyfry za kontem syntetycznym, wskazane we wzorze, z pominięciem myślników oraz zera z przodu.
Rysunek 4 Księgowania na kontach planu kont JM – zestawienie
Na rys. 4 przedstawione są obroty kont zespołu 4, w oparciu o opisany projekt planu kont. Na rys. 5 zaś, zaprezentowane jest księgowanie na kontach w dokumencie księgowym. Księgowania nie są jeszcze wizualizowane na kontach wskazanych w dokumentacji AOTM, jednak raportowanie już, jest możliwe do prezentacji w formie wymaganej dla jednostek medycznych.
Rysunek 5 Księgowanie w dokumencie
W programie Symfonia, zostało dostarczone środowisko raportowe w formie arkusza kalkulacyjnego na potrzeby raportowe. Na rys. 6 przedstawiono miejsce, gdzie znajduje się środowisko raportowe.
Rysunek 6 Raport obrotów kont w obszarze kosztów rodzajowych zgodny z wymogami dla JM
W tym miejscu (rys. 6), jest możliwość wczytania raportu, który jest dostępny wraz z instrukcją obsługi i wczytania na naszej stronie. Po wczytaniu raportu Koszty 4 – JM, Użytkownik ma dostęp do źródeł danych w arkuszu kalkulacyjnym, gdzie konta księgowe na których odbywały się księgowania w systemie, są powiązane z kontami księgowymi odpowiadającymi wzorcom ATOM (rys. 7 – kolumna A i B).
Rysunek 7 Źródło danych do raportu Obroty kont kosztów rodzajowych
Ponadto w tym miejscu jest także zestawienie obrotów i sald w obszarze kont kosztów rodzajowych, opartych o postać kont księgowych odpowiadających wymogom dla jednostek medycznych (rys. 8).
Rysunek 8 Raport Obroty kont kosztów rodzajowych zgodny z wytycznymi AOTM
W raporcie tym zastosowano formuły Excela, które są odkryte, aby użytkownik mógł je modyfikować, rozbudowywać, czy inspirować się nimi przy własnych rozwiązaniach. Raport ten można także w łatwy sposób wyeksportować do Excela (poza Symfonię) i w sposób niezależny dalej opracowywać. Powiązanie kont, na których odbywa się księgowanie w systemie z kontami przeznaczonymi do raportowania (rys. 3 i rys. 8) , pozwala na prawidłowe budowanie zestawień, raportów według wymogów ATOM.