[SOD] Struktura organizacyjna

Aby przejść do Struktury organizacyjnej należy zalogować się na konto Administratora Biznesowego. Następnie kliknąć lewym przyciskiem myszy w Centrum, które znajduje się w prawym górnym rogu pulpitu.

Tworzenie struktury organizacyjnej

Strukturę organizacyjną buduje się w oknie zarządzania strukturą organizacyjną. Ekran ten składa się z Paska narzędzi, podglądu drzewa struktury organizacyjnej oraz formularza dodawania/edycji elementu struktury.

Aby dodać nowy element struktury, należy zaznaczyć na drzewku jednostkę, która ma być nadrzędna dla tworzonej, po czym kliknąć ikonę Nowa w Pasku narzędzi. Po wypełnieniu wyświetlonego po prawej stronie formularza należy zapisać zmiany.

Znaczenie pól:

• Symbol – wartość w tym polu będzie m.in. elementem nazwy teczki tworzonej dla działu.
• Nadrzędna – pole jest uzupełniane automatycznie i nieedytowalne, jego zawartość wynika z pozycji zaznaczonej na drzewku po lewej stronie.
• Repozytorium – zaznaczenie checkboxa oznacza możliwość tworzenia teczek. Zalecane jest zaznaczanie tej opcji dla komórek organizacyjnych (pracownicy tych komórek będą automatycznie mieć możliwość zakładania teczek).
• Jednostka rozliczeniowa – jednostka rozliczeniowa ma charakter informacyjny. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dane tworzonej/edytowanej jednostki będą wyświetlane np. na raportach.
• Dane jednostki – pole uzupełniane w przypadku udostępnienia systemu jednostce zewnętrznej. Wskazujemy tę jednostkę poprzez wybranie jej z bazy kontaktów (wystarczy wpisanie nazwy) lub – jeśli taka nie istnieje – dodajemy ją po kliknięciu ikony , wypełnieniu formularza i kliknięciu przycisku Zapisz.
• Typ jednostki – lista elementów opisana poniżej.

 

Możliwe typy jednostek organizacyjnych oraz ich znaczenie:

• Organizacja– najwyższa w strukturze jednostka składająca się z komórek organizacyjnych i stanowisk
• Komórka organizacyjna– jednostka tworzona jako podrzędna dla organizacji, mogąca mieć charakter hierarchiczny, a zatem może być złożona z podrzędnych komórek organizacyjnych i stanowisk
• Stanowisko– funkcja, jaką pracownik pełni w organizacji, może mieć budowę hierarchiczną.

 

Edycja elementów struktury organizacyjnej

Aby modyfikować informacje o jednostce organizacyjnej, należy zaznaczyć ją na drzewku i kliknąć ikonę Edycja w Pasku narzędzi. Zmiany dokonywane są w formularzu Dane jednostki tożsamym z formularzem dodawania nowej jednostki.

 

Istnieje możliwość przemieszczania elementów struktury w obrębie drzewka – w górę, dół lub w dowolne miejsce. W celu przeniesienia wybranej jednostki, zaznacza się ją na drzewku i przesuwa klikając niebieskie strzałki w Pasku narzędzi. Taka zmiana spowoduje jedynie zmianę wizualną struktury, nie wpływa na jej funkcjonalność.

Po kliknięciu strzałki Przenieś otwierane jest drzewko, na którym należy wskazać jednostkę, która ma być nadrzędna dla przenoszonej.

Usuwanie elementów struktury organizacyjnej

Aby usunąć jednostkę organizacyjną, należy zaznaczyć ją na drzewie i kliknąć ikonę Usuń w Pasku narzędzi. Jednostka ta jest usuwana wraz ze wszystkimi elementami podrzędnymi. Jeśli usunięte zostanie stanowisko, usunięte zostanie również powiązanie pracownika z tym stanowiskiem, o ile wcześniej takie istniało.

Przywracanie usuniętych stanowisk

Usunięte jednostki mogą być przywracane. W tym celu należy je wyświetlić na drzewku zaznaczając filtr Pokaż usunięte stanowiska, zaznaczyć jednostkę i kliknąć ikonę przywróć.

 

Jak poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną w firmie?

 

Chcąc poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną firmy konieczne jest podzielenie tego procesu na poszczególne etapy:

1.Dodanie organizacji – etap niezbędny przy obsłudze wielu spółek w przedsiębiorstwie. Domyślnie, zawsze instaluje się główna organizacja nazwana zgodnie z nazwą firmy, która została podana przy procesie instalacji.

Dodając spółkę, konieczne jest zwrócenie uwagi na to, aby typ jednostki był ustawiony jako Organizacja. Dodatkowo, warto zaznaczyć opcję Jednostka rozliczenia oraz wybrać z bazy kontrahentów Dane jednostki.

Dzięki wypełnieniu tej funkcjonalności, system domyślnie będzie podpowiadał nadawcę / odbiorcę podczas rejestracji pism bądź nabywcę przy rejestracji faktur.

2.Wprowadzenie działów, czyli komórek organizacyjnych, które docelowo będą gromadzić grupy osób posiadających te same role w firmie.

Dodając działy, warto pamiętać o uzupełnieniu symbolu działu – jest to niezbędne do generowania numeracji dla spraw, oraz zaznaczeniu opcji W tej jednostce będzie można zakładać teczki po to, aby użytkownicy mogli korzystać ze spraw powiązanymi ze swoimi działami.

3.Dodanie stanowisk, czyli ról, jaką pełnią pracownicy w firmie. Stanowiska przypisuje się do odpowiednich działów, zgodnie z zasadami panującymi w firmie.

Oczywiście, istnieje możliwość przygotowania drzewiastej struktury stanowisk, czyli dla przykładu w dziale księgowości, można utworzyć stanowisko Głównej Księgowej, a następnie stanowisko dla niej podległe – Księgowa.