Aplikacja Dzienniki służy do rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących oraz
wydruku książki pocztowej z wybranego zakresu czasu.
Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa prowadzenie książki pocztowej sprawia, że
przychodzące i wychodzące dokumenty są uporządkowane. Łatwo też uzyskać informację o tym,
czy dane pismo lub faktura zostały wysłane, jeśli np. osoba odpowiedzialna wyszła wcześniej z
biura.
Dostęp do aplikacji jest możliwy po dodaniu użytkownika do grupy OBSŁUGA
KORESPONDENCJI – DZIENNIKI.
Dokumenty rejestrujemy w dziennikach korespondencji przychodzącej lub wychodzącej.
Domyślnie w systemie dostępne są:
• Dziennik korespondencji przychodzącej
• Dziennik korespondencji wychodzącej
• Rejestr faktur przychodzących
• Rejestr faktur wychodzących
Drzewo dzienników możemy rozbudowywać tworząc własne dzienniki w Ustawieniach aplikacji.
1. Rejestracja dokumentów w dzienniku
Rejestrację dokumentu rozpoczynamy od wybrania na drzewku w panelu nawigacyjnym
Dzienniki odpowiedniego dziennika. Następnie klikamy odnośnik do formularza rejestracji w
Pasku narzędzi. W szczególności wybierzemy:
• Korespondencję dla pism nadesłanych, rejestrowanych w dzienniku korespondencji
przychodzącej
• Faktura dla faktur rejestrowanych w rejestrze faktur przychodzących
• Pismo dla pism rejestrowanych w dzienniku korespondencji wychodzącej
Na podstawie wartości w polu Data wpływu automatycznie tworzone jest drzewo w panelu
Dzienniki. Poniższy rysunek obrazuje, jak zostało rozbudowane drzewo po zarejestrowaniu w
dzienniku korespondencji przychodzącej pism w kwietniu 2020 roku.
Aby wyświetlić nowe miesiące na drzewie dzienników, klikamy ikonę Odśwież umieszczoną nad
drzewem.
1.1. Korespondencja przychodząca
Wybierając przycisk Korespondencja dla pism przychodzących otrzymujemy formularz jak na
zdjęciu poniżej:
Formularz zawiera pola:
• Nr ewidencyjny - Numer generowany automatycznie po zapisaniu dokumentu w
dzienniku.
• Nadawca - Pole typu wyszukiwarka. Wybieramy w nim - z listy kontrahentów - nadawcę
pisma.
• Kategoria - Wybranie pozycji z listy powoduje uzupełnienie pól: Przekaż do, Opis oraz
Typ zgodnie z definicją kategorii zdefiniowaną w Ustawieniach aplikacji.
• Dotyczy - Temat pisma
• Procedura - Wybór procedury definiującej obieg dokumentu. Na ten moment
nieobsługiwana opcja w systemie – brak zdefiniowanych procedur dla pism.
• Przekaż do - Z listy wybieramy pracownika, do którego ma być przekazany dokument po
zapisie formularza rejestracji.
• Data pisma - Data utworzenia pisma (widniejąca na nadesłanym dokumencie).6
• Termin odpowiedzi – data oczekiwanej odpowiedzi na pismo.
• Znak pisma - Numer nadesłanego pisma (dotyczy głównie korespondencji urzędowej).
• Forma kontaktu - Informacja o tym, jak wpłynęło pismo.
• Nr „R-ki” –
• Uwagi - Miejsce na wpisanie dodatkowych informacji o piśmie.
• Uszkodzona przesyłka – informacja o uszkodzeniu przesyłki.
Do panelu Załączniki dodajemy skan dokumentu pisma poprzez przycisk Dodaj bądź poprzez
przeciągnięcie i upuszczenie dokumentu.
W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk Następny dokument. Jego kliknięcie powoduje
zapisanie dokumentu i umożliwia rejestrację kolejnego (w tym samym dzienniku) bez ponownego
otwierania okna. Kliknięcie OK powoduje rejestrację i zamknięcie okna.
1.2. Faktura zakupu
Rejestracja faktury zakupu w dzienniku faktur przychodzących zawiera ten sam formularz, co
faktura zakupu utworzona w aplikacji Faktury.
Faktury dodawane przez Bufor OCR na etapie Rejestracja Faktury są automatycznie rejestrowane
w odpowiednim dzienniku faktur przychodzących.
1.3. Pismo wychodzące
Formularz rejestracji pisma wychodzącego pokrywa się z formularzem dokumentu typu Pismo.
Jeśli pismo istnieje już w systemie, korzystamy z formularza wyświetlonego po kliknięciu ikony
Korespondencja, kiedy wybrany jest dziennik korespondencji wychodzącej. W pierwszym polu
wyszukujemy dokument wpisując jego ID (ID odczytamy po kliknięciu znaku zapytania w prawym
górnym rogu dokumentu) lub skanując kod kreskowy.
Jak w przypadku korespondencji przychodzącej, po wypełnieniu danych, klikamy Rejestruj lub
Następny dokument. Jeśli osoba tworząca pismo wychodzące wybrała sposób wysyłki na dokumencie, zawartość pola Dyspozycja będzie zawężona.