[SOD] Mapa akceptacji faktur zakupu

Mapa akceptacji faktur zakupu jest zaawansowaną funkcją automatycznego wyboru osoby (-ób), akceptującej (-cych) faktury zakupu na podstawie informacji na fakturze i wprowadzonym koszcie.
Proces, przed przekazaniem faktury do akceptacji, sprawdzi każdą pozycję kosztową i wybierze odpowiednią regułę dla każdego kosztu. Należy pamiętać, że reguła dotyczy pozycji kosztowej, a nie całej faktury zakupu.

Przykład

1. Oczekujemy, aby każdy kierownik projektu otrzymywał fakturę do akceptacji, jeśli pozycja z danej faktury dotyczy jego projektu. Faktura może również dotyczyć kilku projektów, w takim przypadku  każdy kierownik będzie musiał zaakceptować swój koszt.
2. Oczekujemy, aby każdy dyrektor działu akceptował koszty, za które odpowiada. W przypadku gdy słownik MPK określa bezpośrednio poszczególne działy, to możemy wykorzystać tę analitykę do wyboru dyrektora. Można również dokonać wyboru poprzez informację, kto dodał koszt. Jeśli koszt dodała osoba z działu IT, to akceptującym jest wybrany dyrektor działu IT. Niestety, w przypadku gdy koszty, dotyczące działu IT, będą rozpisywane przez osoby z innych działów, to faktura nie będzie akceptowana przez dyrektora IT.

Widok formularza mapy akceptacji jest dostosowany do konfiguracji systemu i nie wszystkie widoczne pola mogą być dostępne w Państwa konfiguracji.

Opis formularza reguły

Opis reguły – własny opis wyróżniający regułę.

• Ścieżka procesu

Stworzona reguła może dotyczyć wybranej ścieżki lub może być regułą globalną dla wszystkich ścieżek. System najpierw szuka reguły dla ścieżki, a jeśli jej nie znajdzie, szuka reguły globalnej. Przykładowo: system może zastosować różne reguły dla ścieżki Gotówkowej i Przelewowej lub ścieżki stworzonej dla Spółki A i Spółki B.

• Kontrahent

Jeśli dana reguła dotyczy kontrahenta, np. wybranego kontrahenta, to koszty akceptuje tylko dyrektor działu IT. Reguła ta jest rzadko stosowana.

• Spółka

Jeśli dana reguła dotyczy jednostki rozliczeniowej, to inne osoby mogą akceptować faktury dla spółki A,
a inne dla spółki B. W przypadku prostej mapy akceptacji, kiedy np. wszystkie faktury spółki A akceptuje Jacek, a spółki B – Krzysiek, konfigurację możemy osiągnąć na ścieżkach procesu. Nie musimy do tego wykorzystywać mapy akceptacji.

• Kwota Od

Kwota netto wprowadzonego kosztu, od której będzie zastosowana reguła. Jest to szczególnie istotne
w przypadku reguły na 1 poziomie akceptacji. Przykładowo: jeśli wprowadzimy regułę, że faktura wymaga akceptacji od kwoty 500 PLN, to dla faktur o niższej kwocie, w przypadku gdy żadna inna reguła nie ma zastosowania, uważa się że taka faktura nie wymaga akceptacji.

• Kwota Do

Kwota netto wprowadzonego kosztu, do której będzie zastosowana reguła. Zazwyczaj wprowadza się maksymalną kwotę, czyli domyślnie 1000000. Przykładowo: jeśli na 1 poziomie Jacek akceptuje faktury od 0 – 1000, na 2 drugim poziomie Krzysiek akceptuje faktury od 1000 do 100000, to w przypadku gdy faktura jest powyżej wartości 1000, Jackowa reguła nie jest spełniona i faktura nie spełnia żadnej reguły na 1 poziomie.

• Merytorysta/Dział

Osoba lub Dział, który wprowadził koszt

• MPK, RK, Projekt, Dodatkowa Analityka

dotyczy jednej pozycji lub poprzez zastosowanie % całego segmentu. Możemy stosować też przecinki do wprowadzenia wielu reguł wyboru analityki.

Reguła wyboru osób na tym etapie

Dostępne mamy zasady

• Mapa akceptacji – według zdefiniowanej reguły w tym formularzu
• Przełożony opisującego koszt – wybrane zostaną przełożeni osób, które dodały koszt do faktury
• Przełożeni osób akceptujących poprzedni etap – warunek będzie wykonany jeśli już zostały wykonane akceptacje np na poziomie 1 i oczekujemy że przełożeni osób akceptujących mają otrzymać fakturę do akceptacji. Przykładowo opisuje pracownik działu następnie akceptuje jego kierownik a na kolejnym poziomie dyrektor działu

Poziom akceptacji

Mapa akceptacji może być wielostopniowa. Oznacza to, że jeśli na poziomie 1 wszystkie osoby zaakceptowały fakturę, to system szuka reguły na poziomie 2.

Przykładowo: jeśli wszystkie faktury na poziomie 1 zostały zaakceptowane przez kierownika, który akceptuje każdą fakturę ze swojego działu, to nastąpi uruchomienie drugiego poziomu akceptacji. Na poziomie 2 wyszukiwana jest kolejna reguła, w której to dyrektor pionu akceptuje fakturę, jeśli przekracza ona kwotę 5000 PLN.

Akceptujący

Osoba odpowiedzialna za akceptację faktury. Jeśli wybierzemy więcej osób, to każda osoba musi zaakceptować fakturę. Stosuje się to np. przy akceptacji faktury o dużej wartości, gdzie wymagana jest akceptacja dwóch członków zarządu.

Wystarczy akceptacja jednej osoby?

Jeśli zaznaczymy tę opcję, wystarczy akceptacja tylko jednej osoby z wybranych osób akceptujących. Jeśli akceptację danego kosztu może wykonać Dyrektor i jego zastępca, to zaznaczenie tej opcji spowoduje, że obydwie osoby będą mogły zatwierdzić fakturę, a akceptacja jednej z nich wystarczy do akceptacji faktury. Druga osoba nie musi akceptować dokumentu.