Pity możemy wysłać mailowo do pracowników. W takim wypadku należy podświetlić odpowiednie dokumenty w Dzienniku, więcej o podświetlaniu w instrukcji - LINK i kliknąć prawym przyciskiem myszy w oknie:
Rys 1 Wysyłka maili
Dokument z dwoma strzałkami jest podświetlony. Jest też wybrany, więc można go zapisać, wysłać do konkretnej osoby, lub jeśli podświetlimy dokumenty do konkretnych pracowników.
W samym oknie wysyłki można skonfigurować kilka opcji:
Rys 2 konfiguracja wysyłki PITów mailem
Możemy do tytułu maila dodać potrzebne informacje np. nazwisko i imię pracownika oraz inne dopiski.
Przy wysyłce program R2Płatnik korzysta z adresów mailowych pracowników wpisanych w ewidencji Adresy na zakładce Korespondencji. Możemy jednak zaznaczyć pobieranie z zakładki Do PIT, lub adres mailowy służbowy z zakładki Inne w Aktualnym zatrudnieniu:
Rys 3 Email służbowy w Aktualnym zatrudnieniu
Możemy też wysłać dodatkową informację na maila firmowego, wpisujemy go w Firmie:
Rys 4 Adresy firmowe do wysyłki PITów
Można też wymagać potwierdzenie przeczytania wiadomości, jednak nie wszystkie hostingi poczty mogą współpracować z tą opcją wysyłki, ponadto przy odbiorze takiego maila można ją anulować, dlatego nie można tego traktować jako pewnego potwierdzenia doręczenia.
Wersja PRO R2Płatnika pozwala jednak podejrzeć wysłane z programu maile, można to zrobić w oknie Poczta:
Rys 5 Ewidencja wysłanych maili
Jeśli nie udało się wysłać wszystkich maili poprawnie po wysyłce zostanie pokazany raport z podsumowaniem, dzięki czemu będzie możliwa weryfikacja problemu i ponowienie wysyłki.
Przy dużej ilości maili sugerowane jest też wysyłanie ich partiami, co powinno usprawnić kontrolę.
Rys 6 Przykładowy mail z PITem
Rys 7 PIT zabezpieczony hasłem
Jeśli poprawnie nadaliśmy hasło pracownikowi, po otrzymaniu i próbie otwarcia PDFa powinien on go zażądać.
Hasło możemy też nadać podczas odrębnego podpisywania PDFa podpisem kwalifikowanym. Taką możliwość daje wersja PRO R2Płatnika:
Rys 8 Podpisywanie PDFów podpisem elektronicznym
Opcja ta jest dostępna w menu pod prawym przyciskiem myszy w oknie Dziennika. Podpisuje ona widoczne dokumenty, więc również należy je wcześniej wyfiltrować we Właściwościach okna Dziennik. Można ją też skonfigurować w oknie Firmy:
Rys 9 Konfiguracja podpisywania PDFów
Same wydruki można też zapisać jako PDFy. Można to zrobić podczas wydruku pojedynczego bądź seryjnego PITów:
Rys 10 Zapisywanie PDFów
Jeśli klikniemy na górną ikonę PDFa możemy wszystkie pity zapisać w jednym pliku, natomiast klikając prawym przyciskiem myszy na formularzu mamy możliwość zapisania każdego PITa jako osobny plik PDF:
Rys 11 Zapisywanie PITów oddzielnie
Wybieramy tu katalog do zapisu i mamy analogiczną możliwość formatu jak w mailach.
Należy jednak pamiętać, że duża ilość dokumentów może spowodować rozrost bazy danych. Możemy w takim wypadku trzymać nasze wcześniej wygenerowane jako PDF PITy w dedykowanym katalogu na komputerze bądź serwerze wprowadzanym w menu Ustawienia -> Środowisko, zakładka Eksport:
Rys 12 Katalog zewnętrzny Dziennika
Same pliki można też przenosić między bazą i katalogiem, korzystając z funkcjonalności w oknie Firma, szczegóły są w instrukcji - LINK:
Rys 13 Przenoszenie plików między bazą a folderem
Na podobnej zasadzie jak PIT11 postępujemy np. z IFT czy PIT4-R.
__________________________________________________________________________________________________________
Masz dodatkowe pytania dotyczące tego artykułu? Zadaj je w Społeczności Klientów Symfonii.
Nasza Społeczność skupia specjalistów, praktyków korzystających na co dzień z oprogramowania Symfonii, a także specjalistów Zespołu Wsparcia Technicznego Produktu, wdrożeniowców rozwiązań Symfonii oraz partnerów.
Aby przejść do Społeczności:
- Kliknij link poniżej - Zadaj pytanie Społeczności;
- Jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej, zaloguj się przy użyciu Symfonia ID;
- Wybierz interesujący Cię obszar;
- Sprawdź czy ktoś nie zadał już tego pytania;
- Dodaj nowy wpis.
Zapraszamy Zadaj pytanie Społeczności
___________________________________________________________________________________________________________