[KIP] Korekta podstawy składek ZUS

Funkcjonalność Wyrównania i Korekty można wykorzystać do korekty składek ZUS, które dotyczą zamkniętych okresów płacowych. Istnieje kilka możliwości przeprowadzenia takiej korekty, w zależności od tego, czy pracownik w korygowanym miesiącu miał rozliczane wynagrodzenie tylko w jednym okresie płacowym czy w kilku, czy okresy płacowe tworzone z przesunięciem rozliczenia ZUS i podatku na następny miesiąc, czy korekta ma polegać na częściowym czy też całkowitym ograniczeniu podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Ogólne zasady korekty podstawy składek na ub. emerytalno-rentowe są następujące:

• Do częściowej korekty podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu ZUS wykorzystywany jest element Kwota podstawy wym. skład. na ZUS do wyk. w miesiącu
• Do całkowitej korekty podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu ZUS wykorzystywany jest element Inf. o przekr. rocz. pod. wym. skł. na ub. em.

Powyższe elementy rozliczają się wg miesiąca ZUS, dlatego dodając wartość kadrową do w\w elementów należy wprowadzić zakres dat wg miesiąca rozliczenia ZUS, czyli wg miesiąca wypłaty.

Np. wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane do 10-go dnia następnego miesiąca. Zgodnie z informacją przekazaną przez ZUS podstawa składek emerytalno-rentowych  za październik powinna być mniejsza, niż została naliczona. W tej sytuacji należy w elemencie „Kwota podstawy wym. skład. na ZUS do wyk. w miesiącu” dodać wartość z zakresem dat na miesiąc październik i podać kwotę podstawy przekazaną przez ZUS, a następnie w elemencie „Inf. o przekr. rocz. pod. wym. skł. na ub. em.” Dodać wartość z zakresem dat od listopada do grudnia i wybrać wartość „inf. przek. przez ZUS”. Natomiast proces korekty należy utworzyć za okres od września do listopada.

Opis mechanizmu wyrównania i korekt przedstawiony jest tutaj

 

Pamiętaj! Użytkownik przeprowadzający korektę wynagrodzeń powinien mieć nadane następujące  uprawnienia płacowe na zakładce Prawa efektywne: Wyrównania i Korekty – Korygowanie danych, Wyrównania i Korekty – Przeglądanie zmienionych danych, Wyrównania i Korekty – Zarządzanie procesami.

 

Przykład:

W miesiącu październiku 2017 pracownik miał wypłacone wynagrodzenie zasadnicze oraz premię
w osobnym okresie, od której składki na ub. emerytalne i rentowe były naliczone w pełnej wysokości. Zgodnie z informacją otrzymaną z ZUS podstawa wymiaru składek na ub. emerytalne i rentowe została zawyżona, gdyż pracownik osiągnął przychód u innego pracodawcy. W deklaracji ZUS RCA za październik została wykazana podstawa wymiaru składek na ub. emerytalne i rentowe w wysokości 25 000, a wg ZUS powinna być podstawa 17 125,60.  Wynagrodzenie za listopad zostało również rozliczne ze wszystkimi składkami. Jak wprowadzić korektę do programu oraz prawidłowo rozliczyć wynagrodzenie za grudzień 2017? Wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacane jest w tym samym miesiącu, tj. okres płacowe  mają rozliczenie listy płac, ZUS i podatku  miesiąc 10-2017)

Okres podstawowy - podstawa składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe 16 000 (pierwszy w kolejności wypłat – Okresy\Kolejność wypłat)

Okres premia - podstawa składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe  9 000 (drugi w kolejności wypłat – Okresy\Kolejność wypłat)

Rozwiązanie:

W podanym przykładzie zostanie zaprezentowany uproszczony sposób przeprowadzenia korekty, który w przypadku tworzenia w danym miesiącu wielu okresów płacowych, jest najbardziej efektywny.

Przed utworzeniem procesu korekty należy odpowiednio przygotować dane kadrowe pracownika przy pomocy funkcji Edycja danych w zamkniętych okresach, a następnie po utworzeniu procesu korekty wystarczy dołączyć do niego tylko te okresy płacowe, w którym ma być przeprowadzona zmiana naliczeń (w tym przypadku okres premia październik i podstawowy listopad).

 

Krok 1 – wprowadzenie danych kadrowych

W danych kadrowych pracownika w zestawie ZUS\Parametry ZUS (indywidualne)
z wykorzystaniem opcji Edycja danych w zamkniętych okresach należy dodać nową daną\wartość kadrową do elementów:

• Kwota podstawy wym. skład. na ZUS do wyk. w miesiącu, wprowadź zakres dat na miesiąc rozliczenia ZUS korygowanego okresu, w którym ma być częściowa podstawa składek (w przykładzie październik 2017), a następnie wpisz prawidłową podstawę za ten miesiąc (np. wartość podana przez ZUS, w przykładzie 17 125,60)
• Inf. o przekr. rocz. pod. wym. skł. na ub. em., wprowadź zakres dat na miesiące rozliczenia ZUS, w których ma nie być naliczanych składek emerytalno-rentowych i ustaw odpowiednią wartość, np. dla sytuacji z przykładu jako „inf. przek. przez ZUS”

 

Krok 2 – utworzenie procesu korekty

1)Przejdź do okna Wyrównania i Korekty i przyciskiem [+Dodaj] utwórz nowy proces: wprowadź własną nazwę, pozycja Rozliczenie oznacza miesiąc podatkowy wypłaty korekty (program podpowiada pierwszy otwarty miesiąc podatkowy). Jako Korygowany okres wskaż zakres miesięcy korygowanych (w tym przykładzie od 2017-10 do 2017-11)

2)Po zapisaniu procesu korekty dołącz tylko te okresy, w których ma nastąpić korekta, czyli okres premia październik 2017 i podstawowy listopad 2017; zostaw domyślny tryb pracy Ręczne dołączanie pracowników do procesu; zapisz zmiany, a następnie wybierz przycisk Korygowanie w celu utworzenia okresów korygujących.

Zostanie wyświetlony komunikat informujący o utworzeniu okresów korygujących i otworzeniu korygowanych miesięcy bazowych i ZUS. Zatwierdź komunikat przyciskiem Tak.

Krok 3 – Dołączenie pracownika do procesu

Po utworzeniu okresów korygujących, kreator tworzenia procesu korekty przechodzi na zakładkę Pracownicy, na której możesz dołączyć pracownika, dla którego tworzona jest korekta. Jako Tryb pracy pozostaw domyślne ustawienie Ręczne dołączanie pracowników do procesu.

Wybierz przycisk [+Dołącz], znajdź pracownika i dodaj go przyciskiem Wybierz. Wyjdź z lisy pracowników przyciskiem Zamknij.

Po wybraniu pracownika potwierdź dołączenie pracownika do procesu przyciskiem Zapisz.

 

Krok 4 – wprowadzenie zmian u pracownika

Po zapisaniu pracownika w procesie korekty, przejdź na główne okno Pracownicy, wybierz okres korygujący (październik, a następnie listopad), zaznacz pracownika i z menu podręcznego wybierz polecenie Korekta systemu wynagrodzeń.

Po wejściu do kartoteki pracownika na zakładkę Płace\Wynagrodzenie w okresie korygującym jest prawidłowo skorygowana wartość elementu podstawa wymiaru składki na ub. emer. i rent.

Na zakładce Płace\Karta wynagrodzeń przy użyciu zestawu Zestawienie łączne składek ZUS możesz w prosty sposób sprawdzić poprawność naliczeń dla danego miesiąca ZUS z uwzględnieniem korekty.

Zmień zakres dat na odpowiedni miesiąc, jako Typ wybierz ZUS, jako Zestaw: Zestawienie łączne składek ZUS. Załaduj dane klawiszem F5 lub przyciskiem Odczytaj.

W ten sposób otrzymasz podgląd wszystkich okresów płacowych dotyczącego tego miesiąca rozliczeniowego ZUS, co pozwala szybko sprawdzić poprawność naliczeń z uwzględnieniem korekty. Po wprowadzeniu korekty podstawa składek na ub. emerytalne i rentowe, która jest wykazywana w elemencie suma podstaw wymiarów składek na ub. em. i rent., za miesiąc październik 2017 wynosi 17 125,60, czyli zgodnie z informacją otrzymaną od ZUS.

Krok 5 – zamykanie procesu korekty

Okresy korygujące charakteryzują się czerwoną czcionką widoczną w oknie Okresy. Właściwości okresu korygującego są następujące: rozliczenie listy płac i ZUS są takie jak w okresie korygowanym, natomiast rozliczenie podatku dochodowego – zgodnie z miesiącem wypłaty.

Pamiętaj! Okresy korygujące z procesu korekty naliczane są i zamykane zgodnie z kolejnością okresów na zakładce Kolejność wypłat. Głównym kryterium ustawiania kolejności wypłat jest miesiąc wypłaty, czyli okres podatkowy.

Po sprawdzeniu naliczeń należy zamknąć proces korekty. Zamknij wszystkie okna w programie poleceniem Okno\Zamknij wszystkie okna. Przejdź do okna Wyrównania i Korekty, zaznacz otwarty proces, a następnie wybierz przycisk Zamknij.

Jeżeli do procesu korekty było dołączonych kilka okresów, to pojawia się komunikat o konieczności ich zamknięcia (w komunikacie wymieniony jest ostatni okres korygujący zgodny z kolejnością okresów w oknie Okresy\Kolejność wypłat). Zatwierdź komunikat przyciskiem Tak.

Procedura korekty została zakończona, można z systemu wykonać korekty deklaracji ZUS za korygowany miesiąc.

Sposób wykonania deklaracji ZUS przedstawiony jest tutaj.