W Symfonia ERP Kadry i Płace w wersji 2022 została dodana funkcjonalność importu z Excela umów cywilnoprawnych i ich rozliczeń.
Dostęp do funkcjonalności jest na podstawie licencji Import z Excela, a użytkownik programu powinien mieć nadane prawo efektywne Import danych z pliku Excel.
Dla umów i rozliczeń umów cywilnoprawnych są przygotowane odrębne szablony. Umowy i rozliczenia muszą być przygotowane w oddzielnych plikach i importowane osobno.
W jaki sposób przygotować szablon importu z Excela rozliczeń i umów cywilnoprawnych dowiesz się z tej instrukcji.
I. Przygotowanie szablonu importu z Excela umów cywilnoprawnych.
W standardowej wersji przygotowany jest Szablon umów Symfonia, który zawiera w sobie wszystkie rodzaje umów cywilnoprawnych w programie. Aby dostosować szablon importu do własnych potrzeb, najlepiej utworzyć własny szablon jako kopię predefiniowanego szablonu.
Poniżej instrukcja krok o kroku jak przygotować szablon do importu umów zleceń dla dwóch zdarzeń: Umowa zlecenia, która jest używana dla umów zleceń z określoną kwotą oraz Umowa zlecenia (bez określonej kwoty), która jest używana do rozliczania umowy zlecenia ze stawką godzinową.
|
|
Pamiętaj! Zwróć uwagę na wpisywane nazwy elementów, które mają odpowiadać odpowiednim danym w Excelu (wielkość liter ma znaczenie). |
1. 1. Utworzenie własnego szablonu importu umów zleceń.
Przejdź do okna Ustawienia\Komunikacja\Szablony importu z Excela. Zaznacz Szablon umów Symfonia i wybierz polecenie Kopiuj.
Zostanie utworzony nowy szablon o nazwie Kopia Szablon umów Symfonia. Zaznacz go i Edytuj.
1.2. Konfiguracja szablonu umowy - krok 1.
W pierwszym kroku są ogólne ustawienia dotyczące daty umowy (można podać tylko jedną datę, która jest datą początkową obowiązywania (rozpoczęcia) umowy. Można również zaznaczyć opcję Realizuj zdarzenia wstawione podczas importu. Te same opcje są również dostępne później w kreatorze importu pliku.
Zmień nazwę i opis (opcjonalnie) tak, jak chcesz, np. Szablon umów zleceń.
Importuj daty z pliku - zaznaczasz tylko wtedy, gdy w pliku Excel chcesz podać różne daty rozpoczęcia umów dla pracowników. Jeżeli wszystkie umowy będą zaczynać się tego samego dnia, nie ma potrzeby zaznaczać tej opcji; datę rozpoczęcia umowy będzie można podać później, podczas importu pliku.
Aby zaimportować daty z pliku, nazwa oznaczającą datę w pliku musi być podana w kolejnym kroku szablonu, dlatego będzie to uwzględnione w tym przykładzie, jako trudniejszy wariant szablonu.
Realizuj zdarzenia wstawione podczas importu - na podstawie tej opcji program automatycznie zrealizuje zdarzenia wskazane w szablonie podczas procesu importu danych z pliku. Decyzję o zaznaczeniu tej opcji również możesz podjąć później, podczas importu pliku. Po wpisaniu nazwy, oznaczeniu daty umowy przejdź do kolejnego kroku przyciskiem Dalej.
1.3. Konfiguracja szablonu umowy - krok 2.
W drugim kroku należy określić rodzaje umów cywilnoprawnych. Służą do tego trzy pozycje:
Nazwa kolumny dla rodzaju umowy – w tym miejscu podaj nazwę kolumny z pliku Excel, w której określasz rodzaj umowy, np. rodzaj umowy
Rodzaj umowy w pliku – wpisz nazwę, której używasz w pliku Excel w kolumnie dla rodzaju umowy, np. zlecenie godzinowe
Nazwa zdarzenia dla umowy – oznacza wyboru zdarzenia zdefiniowanego w programie dla umowy cywilnoprawnej, np. Umowa zlecenia (bez określonej kwoty).
W tym kroku:
1) Usuń niepotrzebne rodzaje umów i zostaw tylko Umowa zlecenia oraz Umowa zlecenia (bez określonej kwoty).
2) Wpisz Nazwa kolumny dla rodzaju umowy - nazwa w pliku, która będzie określała rodzaj umowy (dla rozróżnienia umów w programie); np. typ umowy
3) Wpisz nazwę, jaką w pliku Excel użyjesz dla każdego rodzaju umowy; np. zlecenie dla zdarzenia Umowa zlecenia i zlecenie godzinowe dla zdarzenia Umowa zlecenia (bez określonej kwoty).
Przejdź do ostatniego kroku kreatora szablonu przyciskiem Dalej.
1.4. Konfiguracja szablonu umowy - krok 3.
Trzeci krok składa się dwóch części.
W pierwszej części Pola do identyfikacji pracowników określasz dane identyfikujące pracowników. Domyślnie są to m.in. elementy: Id pracownika, imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia. Możesz usunąć zbędne elementy, zostawić te, które są wystarczające do poprawnej identyfikacji pracownika w tej firmie; możesz też dodać inne elementy wg uznania i potrzeb danej firmy.
W drugiej części Pola do importu określasz elementy, które będą importowane z pliku Excel dla danej umowy cywilnoprawnej.
Identyfikacja umowy – wskazujesz element, według którego będzie identyfikowany rodzaj umowy.
|
|
Pamiętaj! Elementy służące do identyfikacji umowy muszą być wpisane w dwóch wierszach – raz z zaznaczonym checkboxem Identyfikacja umowy, a drugi jako wskazanie, że ten element również podlega importowi. Takie ustawienie pozwala w trakcie importu sprawdzać czy importowanej umowy nie ma już w danych programu Symfonia ERP Kadry i Płace. |
Nazwa kolumny z pliku – wpisz nazwy nagłówków kolumn w pliku Excel, których wartości będą importowane do odpowiednich atrybutów umowy.
Nazwa elementu kadrowego – wskaż odpowiedni atrybut elementu zgrupowanego dla danej umowy cywilnoprawnej.
Aby wypełnić krok 3 dla tworzonego szablonu umów zleceń, w którym identyfikujesz pracowników po trzech elementach: imię, nazwisko, PESEL, wprowadź kolejno dane:
1) usuń zbędne dane identyfikacyjne pracownika i zostaw tylko te 3 identyfikatory;
2) wpisz odpowiednią nazwę dla każdego elementu jako Nazwa kolumny z pliku; imię, nazwisko, PESEL;
3) w drugiej części, Pola do importu, usuń elementy dotyczące innych umów cywilnoprawnych, zostaw tylko te, które dotyczą umów zleceń. Można dodać inne atrybuty umowy zlecenia, jeżeli chcesz importować więcej danych, np. Umowa zlecenia. praca do przekazania.
4) Dla identyfikacji umowy zostanie użyty element Umowa zlecenia.nr umowy.
5) Wybierz te elementy, które chcesz importować i podaj ich odpowiednie nazwy w pliku. W przykładzie będzie podawana kwota umowy, jej domyślna wartość, stawka godzinowa, numer umowy, praca do wykonania, rodzaj wynagrodzenia (stała kwota czy stawka godzinowa) oraz data zakończenia.
6) Do pól importu należy dodać pozycje wskazane wcześniej w pierwszym i drugim kroku szablonu:
[1] data umowy 
,
[2] rodzaj umowy 
.
Zapisz zdefiniowany szablon.
1.5. Przygotowanie szablonu pliku Excel dla umów zlecenia.
Zgodnie z utworzonym szablonem importu powinien być utworzony plik Excel, w którym zostaną podane wszystkie zdefiniowane kolumny określone w szablonie. Upewnij się, że nazwy kolumn w Excelu odpowiadają nazwom kolumn z pliku określonym w szablonie.
1.6. Import pliku Excel z umowami zlecenia do programu.
Po utworzeniu pliku Excel z danymi do importu zapisz go i zamknij.
Aby zaimportować dane z Excela z menu Firma wybierz polecenie Import ->danych z Excela...
 |
W wywołanym oknie Import pliku wskaż plik Excel z danymi umów zleceń oraz wskaż zdefiniowany szablon importu dla umów zleceń.
Program zweryfikuje zgodność danych w pliku z wybranym szablonem.
Zgodnie z ustawieniami szablonu zaznaczona jest opcja Importuj daty z pliku.
Jeżeli chcesz, aby program od razu zrealizował zdarzenia dla importowanych umów, to zaznacz opcję Realizuj zdarzenia wstawione podczas importu.
Jeżeli nie zaznaczyć tej opcji umowy zlecenia wstawione podczas importu będą niezrealizowane i będzie je można zrealizować z dziennika zdarzeń lub kalendarza pracownika.
Aby zaimportować dane wybierz przycisk Importuj.
Prawidłowy import wszystkich danych kończy się komunikatem:
Umowy zlecenia zostały wprowadzone do programu:
 |
II. Przygotowanie szablonu importu z Excela rozliczeń umów cywilnoprawnych.
Sposób tworzenia szablonu oraz importu rozliczeń umów zlecenia dostępny jest TUTAJ