W Symfonia ERP Kadry i Płace w wersji 2022 została dodana funkcjonalność importu z Excela umów cywilnoprawnych i ich rozliczeń.

Dostęp do funkcjonalności jest na podstawie licencji Import z Excela, a użytkownik programu powinien mieć nadane prawo efektywne Import danych z pliku Excel.

Dla umów i rozliczeń umów cywilnoprawnych są przygotowane odrębne szablony. Umowy i rozliczenia muszą być przygotowane w oddzielnych plikach i importowane osobno.

W jaki sposób przygotować szablon importu z Excela rozliczeń umów cywilnoprawnych dowiesz się z tej instrukcji.

Przygotowanie szablonu importu z Excela rozliczeń umów cywilnoprawnych.

W standardowej wersji przygotowany jest Szablon rozliczeń UCP Symfonia, który zawiera w sobie wszystkie rodzaje umów cywilnoprawnych w programie. Aby dostosować szablon importu do własnych potrzeb, najlepiej utworzyć własny szablon jako kopię predefiniowanego szablonu.

Poniżej instrukcja krok o kroku jak przygotować szablon do importu rozliczeń umów zleceń dla dwóch zdarzeń: Umowa zlecenia, która jest używana dla umów zleceń z określoną kwotą oraz Umowa zlecenia (bez określonej kwoty), która jest używana do rozliczania umowy zlecenia ze stawką godzinową.

Pamiętaj! Zwróć uwagę na wpisywane nazwy elementów, które mają odpowiadać odpowiednim danym w Excelu (wielkość liter ma znaczenie).

1. Utworzenie własnego szablonu importu rozliczeń umów zleceń.

Przejdź do okna Ustawienia\Komunikacja\Szablony importu z Excela. Zaznacz Szablon rozliczeń UCP Symfonia i wybierz polecenie Kopiuj.

Zostanie utworzony nowy szablon o nazwie Kopia Szablon rozliczeń UCP Symfonia. Zaznacz go i Edytuj.

2. Konfiguracja szablonu rozliczenia umów zleceń - krok 1.

W pierwszym kroku są ogólne ustawienia dotyczące daty rozliczenia umowy. Jeżeli wszyscy pracownicy mają mieć rozliczenie umowy w tym samym dniu, można pominąć tę opcję i wybrać datę rozliczenia podczas importu danych z pliku. Można również zaznaczyć opcję Realizuj zdarzenia wstawione podczas importu. Te same opcje są również dostępne później w kreatorze importu pliku.

Zmień nazwę i opis (opcjonalnie) tak, jak chcesz, np. Szablon rozliczeń umów zleceń.

Importuj daty z pliku - zaznaczasz tylko wtedy, gdy w pliku Excel chcesz podać różne daty rozliczenia umów dla pracowników. Jeżeli wszystkie rozliczenia umów mają być tego samego dnia, nie ma potrzeby zaznaczania tej opcji; datę rozliczenia umowy będzie można podać później, podczas importu pliku.

Aby zaimportować daty z pliku, nazwa oznaczającą datę w pliku musi być podana w kolejnym kroku szablonu, dlatego będzie to uwzględnione w tym przykładzie, jako trudniejszy wariant szablonu.

Realizuj zdarzenia wstawione podczas importu - na podstawie tej opcji program automatycznie zrealizuje zdarzenia wskazane w szablonie podczas procesu importu danych z pliku. Decyzję o zaznaczeniu tej opcji również możesz podjąć później, podczas importu pliku. Po wpisaniu nazwy, oznaczeniu daty umowy przejdź do kolejnego kroku przyciskiem Dalej.

3. Konfiguracja szablonu rozliczenia umów zlecenia - krok 2.

W drugim kroku należy określić rodzaje umów cywilnoprawnych oraz sposób płatności.

Do określenia rodzaju umów służą trzy pozycje:

Nazwa kolumny dla rodzaju umowy – w tym miejscu podaj nazwę kolumny z pliku Excel, w której określasz rodzaj umowy, np. rodzaj umowy

Rodzaj umowy w pliku – wpisz nazwę, której używasz w pliku Excel w kolumnie dla rodzaju umowy, np. zlec godz

Nazwa zdarzenia dla umowy – oznacza wyboru zdarzenia zdefiniowanego w programie dla umowy cywilnoprawnej, np. Umowa zlecenia (bez określonej kwoty).

Do określenia rodzaju płatności służą trzy pozycje:

Nazwa kolumny dla formy płatności – w tym miejscu podaj nazwę kolumny z pliku Excel, w której określasz sposób płatności, np. płatność

Nazwa formy płatności w pliku – wpisz nazwę, której używasz w pliku Excel w kolumnie dla rodzaju płatności, np. przelew

Wzorzec formy płatności - domyślnie są wskazane dwa rodzaje wzorców dla płatności dla umów cywilnoprawnych; Płatność gotówką (umowy cywilnoprawne); Płatność przelewem (umowy cywilnoprawne)

W tym kroku:

1) Usuń niepotrzebne rodzaje umów i zostaw tylko Umowa zlecenia oraz Umowa zlecenia (bez określonej kwoty).

2) Wpisz Nazwa kolumny dla rodzaju umowy - nazwa w pliku, która będzie określała rodzaj umowy (dla rozróżnienia umów w programie); np. rodzaj umowy

3) Wpisz nazwę, jaką w pliku Excel użyjesz dla każdego rodzaju umowy; np. zlecenie dla zdarzenia Umowa zlecenia i zlec godz dla zdarzenia Umowa zlecenia (bez określonej kwoty).

4) Wpisz Nazwa formy płatności w pliku - nazwa kolumny w pliku, która będzie określała sposób płatności, np. płatność

5) Wpisz odpowiednią nazwę w pozycji Nazwa formy płatności w pliku, np. przelew. Jeżeli wszyscy pracownicy będą mieć płatność przelewem, to usuń wzorzec dla płatności gotówką.

Przejdź do ostatniego kroku kreatora szablonu przyciskiem Dalej.

4. Konfiguracja szablonu rozliczenia umów zlecenia - krok 3.

Trzeci krok składa się dwóch części.

W pierwszej części Pola do identyfikacji pracowników określasz dane identyfikujące pracowników. Domyślnie są to m.in. elementy: Id pracownika, imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia. Możesz usunąć zbędne elementy, zostawić te, które są wystarczające do poprawnej identyfikacji pracownika w tej firmie; możesz też dodać inne elementy wg uznania i potrzeb danej firmy.

W drugiej części Pola do importu określasz elementy, które będą importowane z pliku Excel dla danego rozliczenia umowy cywilnoprawnej.

Identyfikacja umowy – wskazujesz element, według którego będzie identyfikowany rodzaj umowy.

Aby wypełnić krok 3 dla tworzonego szablonu rozliczeń umów zleceń, w którym identyfikujesz pracowników po trzech elementach: imię, nazwisko, id pracownika, wprowadź kolejno dane:

1) usuń zbędne dane identyfikacyjne pracownika i zostaw tylko te 3 identyfikatory;

2) wpisz odpowiednią nazwę dla każdego elementu jako Nazwa kolumny z pliku; imię, nazwisko, id pracownika;

3) w drugiej części, Pola do importu, usuń elementy dotyczące innych umów cywilnoprawnych, zostaw tylko te, które dotyczą umów zleceń. Można dodać inne atrybuty rozliczenia umowy zlecenia, jeżeli chcesz importować więcej danych, np. nr rachunku.

4) Dla identyfikacji umowy zostanie użyty element Umowa zlecenia.nr umowy.

5) Wybierz te elementy, które chcesz importować i podaj ich odpowiednie nazwy w pliku. W przykładzie będzie podawana kwota rozliczenia umowy, numer rachunku.

6) Do pól importu należy dodać pozycje wskazane wcześniej w pierwszym i drugim kroku szablonu:

[1] Data rozliczenia: 

[2]rodzaj umowy i forma płatności:

Zapisz zdefiniowany szablon.

5. Przygotowanie szablonu pliku Excel dla rozliczeń umów zlecenia.

Zgodnie z utworzonym szablonem importu powinien być utworzony plik Excel, w którym zostaną podane wszystkie zdefiniowane kolumny określone w szablonie. Upewnij się, że nazwy kolumn w Excelu odpowiadają nazwom kolumn z pliku określonym w szablonie.

6. Import pliku Excel z rozliczeniami umów zlecenia do programu.

Po utworzeniu pliku Excel z danymi do importu zapisz go i zamknij.

Aby zaimportować dane z Excela z menu Firma wybierz polecenie Import ->danych z Excela...

W wywołanym oknie Import pliku wskaż plik Excel z danymi rozliczeń umów zleceń oraz wskaż zdefiniowany szablon importu dla rozliczeń umów zleceń. Program zweryfikuje zgodność danych w pliku z wybranym szablonem.

Zgodnie z ustawieniami szablonu zaznaczona jest opcja Importuj daty z pliku.

Jeżeli chcesz, aby program od razu zrealizował zdarzenia dla importowanych umów, to zostaw zaznaczoną opcję Realizuj zdarzenia wstawione podczas importu.

Jeżeli nie zaznaczyć tej opcji, to zdarzenia Rozliczenie umowy zlecenia wstawione podczas importu będą niezrealizowane i będzie je można zrealizować z dziennika zdarzeń lub kalendarza pracownika.

Aby zaimportować dane wybierz przycisk Importuj.

Prawidłowy import wszystkich danych kończy się komunikatem:

Rozliczenia umów zleceń zostały wprowadzone do programu.

Sposób tworzenia szablonu importu umów zleceń przedstawiony jest w instrukcji [KIP 2022] Import z Excela umów cywilnoprawnych - tworzenie szablonu