Organizacja wykonywania kopii bezpieczeństwa
Prawidłowo zorganizowany proces wykonywania kopii bezpieczeństwa powinien wyróżniać się regularnym cyklem tworzenia kolejnych kopii oraz fizyczną odrębnością nośników, na których kopie te są wykonywane.
Cel tworzenia kopii bezpieczeństwa
Kopie bezpieczeństwa wykonuje się, aby umożliwić odtworzenie danych w przypadku awarii lub powstania błędów w ich strukturze. Jeżeli nastąpi uszkodzenie dysku, najprawdopodobniej niedostępne będą dane ze wszystkich fragmentów jego powierzchni. Działają wprawdzie firmy zajmujące się odzyskiwaniem danych, ale nigdy nie ma pewności, że będzie to możliwe w konkretnym przypadku. Natomiast koszt takiej usługi jest z pewnością wyższy niż cena dodatkowych nośników przeznaczonych na wykonywanie kopii bezpieczeństwa. Dlatego za kopię bezpieczeństwa będziemy uważać tylko tę, która została wykonana na innym nośniku.
Wykonawca
Jednym z organizacyjnych warunków pewności działania systemu tworzenia kopii bezpieczeństwa jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ich terminowe i poprawne wykonanie. Ze względu na powiązanie tej czynności z innymi związanymi z bezpieczeństwem danych, wskazane jest, aby był to administrator programu Handel lub programów Symfonia.
Nośnik
Aktualny stan technologii pozwala na stosowanie do archiwizacji danych w Symfonia różnych nośników. Wybór należy do użytkownika i zależy od oceny ważności danych oraz posiadanych środków finansowych. Z punktu widzenia zastosowanej w Symfonia metody archiwizacji ważne jest tylko to, aby zastosowany napęd był widziany przez system operacyjny jako kolejny dysk.
Częstotliwość wykonywania
Zalecanym rozwiązaniem jest posiadanie kilku kompletów nośników danych używanych cyklicznie, zawierających kolejne kopie bezpieczeństwa. Oznacza to, że kolejna kopia tworzona jest na nośniku zawierającym najstarszą wersję archiwum. Dobrym rozwiązaniem jest również zachowywanie w bezpiecznym miejscu nośnika z kopią sporządzoną np. na koniec każdego miesiąca, kwartału lub roku.
Częstotliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa może być różna, zależnie od indywidualnej oceny problemów bezpieczeństwa w firmie. Czynnikami, które powinny być brane pod uwagę, są:
· zaufanie do jakości posiadanego sprzętu komputerowego i umiejętności jego użytkowników,
· ilość i ważność zgromadzonych danych,
· zdolność firmy do odtworzenia danych.
Program Handel przypomina o potrzebie zachowania danych przed zakończeniem pracy z firmą.
Przechowywanie kopii bezpieczeństwa
Kopie bezpieczeństwa danych powinny być przechowywane w sposób i w miejscu maksymalnie zmniejszającymi możliwość równoczesnego zniszczenia lub kradzieży komputera z danymi i kopii bezpieczeństwa. Przyzwoitym minimum jest inne pomieszczenie i sejf przystosowany do przechowywania nośników danych (odporny na ogień i ekranujący przed wpływem pól magnetycznych). Dla firm posiadających oddziały w różnych miejscach może to być przesyłanie kopii do innego oddziału.
Przygotowanie do wykorzystania kopii bezpieczeństwa
Osoba odpowiedzialna za wykonywanie kopii bezpieczeństwa powinna również przygotować się do ich odtworzenia w przypadku wystąpienia awarii oraz regularnie sprawdzać jakość wykonanych kopii. Weryfikacja danych przez program po wykonaniu kopii bezpieczeństwa polega na sprawdzeniu, czy zapisane zostały wszystkie niezbędne pliki.
Proponujemy następujący cykl przeprowadzenia treningu w odtwarzaniu danych z kopii bezpieczeństwa:
1. Wykonać kopię bezpieczeństwa danych wybranej firmy.
2. Odłączyć firmę w programie.
3. Założyć nowy katalog testowy na dysku.
4. Odtworzyć dane firmy w utworzonym katalogu testowym.
5. Otworzyć odtworzoną firmę i sprawdzić poprawność ostatnio wprowadzonych danych.
6. Odłączyć odtworzoną firmę w programie.
7. Usunąć katalog testowy wraz z zawartością.
8. Dołączyć firmę w programie.
Przed wykonaniem powyższych czynności należy dokładnie zapoznać się z ich opisem a zakładanemu katalogowi testowemu nadać nazwę wyraźnie różną od nazwy katalogu z danymi i określającą przeznaczenie, np. C:\TEST.