[KIP] Odpowiedzi na najczęstsze pytania użytkowników związane z rozliczaniem wynagrodzeń w programie Symfonia ERP Kadry i Płace

Przygotowaliśmy zbiór pytań i odpowiedzi, które mogą ułatwić Ci przygotowanie wynagrodzeń do wypłaty w programie Symfonia ERP Kadry i Płace.

I. Jak przygotować okresy płacowe, aby wypłacić wynagrodzenie podstawowe w dwóch różnych miesiącach: dla jednej grupy do 10 następnego miesiąca, a dla drugiej grupy lub jednego pracownika - do końca miesiąca.

W takiej sytuacji utwórz dwa okresy podstawowe zgodnie z instrukcją

[KIP] Jak zrobić dwie wypłaty w miesiącu? Jak utworzyć dwa okresy podstawowe?

Pamiętaj o tym, że:

• Obydwa okresy podstawowe muszą mieć zakres dat na cały miesiąc, nawet gdy robisz wypłatę dla pracownika, który jest zatrudniony tylko kilka dni w miesiącu
• Obydwa okresy podstawowe w miesiącu muszą być podzielone wg wzorców porządkowych wybranych w okresie po zaznaczeniu opcji Rozliczaj wyłącznie pracowników przypisanych do grupy/działu, nawet wtedy, gdy w jednym okresie jest wypłata tylko dla jednego pracownika. W przeciwnym razie pracownicy będą mieć podwójnie naliczone wynagrodzenie
• Wszyscy pracownicy, którzy powinni się rozliczać w okresie podstawowym powinni zostać przypisani do odpowiedniego wzorca porządkowego dla danego okresu płacowego z zakresem dat wg miesiąca bazowego okresu.

II. Zatrudniłam/-em nowego pracownika, ale nie ma on systemu wynagrodzeń na zakładce Płace/Wynagrodzenie. Co zrobić, aby pokazały się płace dla tego pracownika?

Sprawdź okresy płacowe. Prawdopodobnie okres podstawowy jest rozliczany wg wzorca porządkowego i ma zaznaczoną opcję Rozliczaj wyłącznie pracowników przypisanych do grupy/działu. Sprawdź, jak nazywa się wzorzec w okresie i dodaj go u pracownika na zakładce Wzorce.

III. Mam zrealizowane rozliczenie umowy zlecenia, wydrukowany rachunek, ale nie mam rozliczenia tej umowy na płacach w żadnym okresie. Co jest przyczyną i jak to naprawić?

W danych kadrowych pracownika w rozliczeniu umowy zlecenia w pozycji Okres płacowy rozliczenia jest wskazany niewłaściwy okres. Odblokuj rozliczenie i wskaż właściwy okres zgodnie z instrukcją

[KIP] Brak rozliczenia umowy zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej na płacach

IV. Zwalniam pracownika i muszę wypłacić mu ekwiwalent za urlop. Zdarzenie w kalendarzu mam zrealizowane, w danych kadrowych jest wyliczona kwota ekwiwalentu ale nie widać ekwiwalentu za urlop na płacach. jak go dodać?

Jeśli chcesz rozliczyć ekwiwalent za urlop w pomocniczej liście płac, to utwórz okres płacowy na podstawie szablonu listy Ekwiwalent za urlop lub dodaj wzorzec ekwiwalent za urlop do okresu podstawowego zgodnie z instrukcją [KIP] Brak rozliczonego Ekwiwalentu za urlop u pracownika na zakładce Płace / Wynagrodzenie

V. Jesteśmy firmą nie uprawnioną do wypłaty zasiłków. Dlaczego u pracownika, który zaczyna urlop macierzyński lub rodzicielski nie mam składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego i płatnika?

Zasiłek macierzyński musi być rozliczony w pomocniczym okresie płacowym, nawet jeśli firma nie wypłaca zasiłków. Utwórz okres pomocniczy jako Zasiłki macierzyńskie.

V. Mam utworzony okres pomocniczy jako zasiłki macierzyńskie. Dlaczego u pracownika, który ma urlop macierzyński lub rodzicielski nie ma składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego i płatnika od wynagrodzenia wypłacanego w okresie podstawowym?

W okresie podstawowym rozliczają się niepotrzebnie wzorce dla zasiłku macierzyńskiego. Usuń je od okresu podstawowego zgodnie z instrukcją [KIP] Brak naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne a urlop ojcowski\macierzyński

VI. Dlaczego składnik, dla którego jest utworzony okres pomocniczy, np. ekwiwalent za urlop, premia, macierzyński rozlicza się drugi raz w okresie podstawowym?

Wzorzec dla tego składnika rozlicza się również w okresie podstawowym. W edycji okresu podstawowego na zakładce Rozliczanie znajdź wzorzec dla składnika, którego nie chcesz rozliczać w podstawowej liście i usuń go poleceniem Odłącz→ Wzorzec tak jak w przykładowej instrukcji [KIP] Podwójne rozliczenie zasiłku macierzyńskiego

Ważne!

Jeśli nie chcesz rozliczać jakiegoś wzorca w okresie, to usuń go. Samo odznaczenie chorągiewki przed wzorcem nie jest wystarczające.

VII. Pracownik jest zatrudniony w trakcie miesiąca. Jak program wylicza kwotę wynagrodzenia zasadniczego?

Wynagrodzenie zasadnicze w sytuacji zatrudnienia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca jest wyliczane zgodnie z § 12. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.

Przykład:

Pracownik zatrudniony 13.01.2025 na cały etat z wynagrodzeniem zasadniczym 6000 zł.

Norma miesięczna - 168 godzin

Liczba godzin nieprzepracowanych przez pracownika w okresie 1-12 stycznia to 48 godzin

6000/168 = 35,71

35,71*48 = 1714,08

6000 - 1714,08 = 4285,92 

Wynagrodzenie za czas przepracowany od 13 do 31 stycznia wynosi 4285,92 zł.

§ 12. 1. W celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia - miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. 2. Przepis ust. 1 stosuje się także w przypadku obliczania wynagrodzenia pracownika, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca.

VIII. Pracownik na 1/2 etatu został zatrudniony w trakcie miesiąca. Dlaczego program wylicza zawyżoną kwotę wynagrodzenia zasadniczego?

Aby program policzył prawidłowo wynagrodzenie pracownika na część etatu, dodaj pracownikowi wzorzec z harmonogramem, w którym jest określona norma miesięczna czasu pracy dla tej części etatu, np. standardowy wzorzec Pracownik 1/2 etatu.

IX. Jak wprowadzić nową stawkę dla ubezpieczenia wypadkowego?

Wprowadź wartość w danych kadrowych firmy w zestawie ZUS→ Parametry ZUS (ustawowe) wg instrukcji [KIP] Zmiana wartości % składki na ubezpieczenie wypadkowe

Ważne!

Pamiętaj o przeliczeniu rozliczeń umów zleceń, które zostały wstawione wcześniej, a powinny być rozliczone wg nowej stawki wypadkowej.

X. Dlaczego deklaracja ZUS DRA nie zgadza się z listami płac?

Wartości dla firmy pobierane są do deklaracji ZUS dopiero po zamknięciu lub naliczeniu okresów płacowych w oknie Okresy. Nalicz lub zamknij wszystkie okresy dla danego miesiąca ZUS i wykonaj ponownie deklaracje ZUS zgodnie z instrukcją [KIP] Deklaracje ZUS – eksport zbiorczy

XI. Program nie wylicza u pracownika kwoty zmniejszającej podatek lub przy próbie naliczenia okresu dla pracownika pojawia się komunikat o błędzie #KONFLIKT!

Kwota zmniejszająca podatek nie będzie naliczona, jeżeli termin wypłaty w okresie płacowym jest późniejszy niż data zakończenia pracy.

W danym miesiącu podatkowym u pracownika może być aktywny tylko jeden wzorzec dotyczący kwoty zmniejszającej podatek. 

Zapoznaj się z instrukcjami:

[KIP] Komunikat: kwota zmniejszająca podatek ustawowa - #KONFLIKT!

[KIP] Zmiana zasad rozliczania kwoty zmniejszającej podatek od 1.01.2023 r.

[KIP] Zasady uwzględniania oświadczeń pracownika m.in. PIT-2 w przypadku wypłaty wynagrodzeń po ustaniu stosunku prawnego - zmiany od 01.01.2023