W programie wprowadzane są domyślne ustawienia do obsługi PPK, ale niektóre z nich należy wprowadzić lub sprawdzić samodzielnie, w zależności od potrzeb danej firmy.
Poniżej znajduje się krótka lista najważniejszych czynności, od których należy zacząć, aby właściwe przygotować program do obsługi PPK zgodnie z preferencjami danej firmy.
- Sprawdzenie czy jest aktywna licencja do zarządzania PPK: Plany Emerytalne lub Plany Emerytalne – automatyczna integracja (Administracja\Licencje\KIP – Funkcjonalności dodatkowe)
- Nadanie uprawnień użytkownikowi, który ma obsługiwać i zarządzać PPK w programie prawa Dostęp do zarządzania PPK (Administracja\Użytkownicy – Użytkownik\Prawa efektywne) Instrukcja
- Ustawienie daty obowiązku przystąpienia firmy do PPK - W danych kadrowych firmy w zestawie Pracowniczy Plan Kapitałowy (PPK) w elemencie Ustawowy termin przystąpienia do PPK należy zmienić datę w zależności od tego, w której grupie podmiotów znajduję się firma:
- 2020-01-01 dla firm z II etapu: zatrudniające powyżej 50 osób wg stanu na dzień 30.06.2019
- 2020-07-01 dla firm z III etapu: zatrudniające powyżej 20 osób wg stanu na dzień 31.12.2019
- 2021-01-01 dla pozostałych podmiotów zatrudniających i jednostek sektora finansów publicznych
Więcej szczegółów w Pomocy Online.
- Jeżeli w bazie są utworzone własne składniki wynagrodzenia, od których są naliczane składki emerytalne i rentowe, to należy przypisać im dodatkowo specjalną klasę 03 Wchodzi do podstawy PPK Instrukcja
- Sprawdzenie\zmiana domyślnych ustawień związanych z terminem dokonywania przelewu naliczonych wpłat PPK do instytucji finansowej. Od faktycznego terminu przekazania wpłaty PPK dla instytucji finansowej zależy moment ustalenia przychodu pracownika z tytułu wpłat PPK finansowanych przez pracodawcę. Dlatego wliczenie ich do przychodu pracownika może nastąpić w innym miesiącu niż miesiąc, za który zostały naliczone. Wpłaty PPK finansowane przez pracodawcę należy wykazać w deklaracji ZUS RCA w miesiącu przekazania ich do instytucji finansowej.
W programie za te ustawienia odpowiadają elementy:
Liczba miesięcy przesunięcia wpłat PPK
Liczba miesięcy przesunięcia wpłat PPK w ZUS RCA.
Domyślnie mają one ustawioną wartość 1, co oznacza, że przelew do instytucji finansowej jest realizowany w następnym miesiącu po miesiącu naliczenia wpłat. Więcej informacji w Pomocy Online
- Ustawienie sposobu komunikacji z instytucją finansową. Domyślnie jest przez pliki XML (*ppk). Dla API trzeba wprowadzić dodatkowe ustawienia. Więcej szczegółów w Pomocy Online
- Wyszukanie pracowników spełniających kryteria przystąpienia do PPK i zgłoszenie pracowników do instytucji finansowej.
Pracownikom, którzy spełniają kryteria przystąpienia do programu, ale złożyli rezygnację, również przed podpisaniem umowy o prowadzenie PPK, należy zrealizować zdarzenie PPK rezygnacja w dniu przyjęcia rezygnacji. Pozostałym pracownikom spełniającym kryteria przystąpienia do programu PPK należy zrealizować zdarzenie PPK przystąpienie w dniu podpisania umowy o prowadzenie. Więcej informacji w Pomocy Online
- Naliczenie wpłat PPK za pracowników. Wpłaty PPK rozliczane są w wynagrodzeniu pracownika przy użyciu wzorca kadrowo-płacowego PPK wpłata, który do systemu wynagrodzeń pracownika przypisuje odpowiednie elementy z podziałem wpłat na części finansowane przez pracodawcę i pracownika. Instrukcja
- Przekazanie informacji o naliczonych wpłatach za dany miesiąc do instytucji finansowej. Po naliczeniu i zamknięciu okresów płacowych wypłaconych w danym miesiącu możesz przygotować się do wysłania wpłat PPK za pracowników do instytucji finansowej. Dokonujesz tego z okna Zarządzanie PPK. Więcej informacji w Instrukcji
- Przekazywanie deklaracji pracowników o zmianach w wysokości wpłat, rezygnacji lub wznowieniu PPK odbywa się z okna Zarządzanie PPK dla statusu Aktywni uczestnicy PPK. Przykładowa instrukcja.