Możesz skorzystać z tych instrukcji, gdzie są wskazane konkretne przykłady:
[KIP] Jak wykonać zwrot wpłat PPK dla pracownika? (umowa o pracę)
[KIP] Umowa zlecenie (lub inna umowa cywilnoprawna): Jak wykonać zwrot wpłat PPK?
W tej poniższej instrukcji jest szczegółowo opisana cała funkcjonalność w programie.
Praktyczne wskazówki jak rozliczyć się z pracownikiem i instytucją finansową.
Korekty i zwroty wpłat PPK w sytuacji złożenia przez pracownika rezygnacji oraz powstania nadpłaty PPK z powodu korekty wynagrodzeń – sposób postępowania krok po kroku.
W poniższym dokumencie zostanie wyjaśniony sposób postępowania w sytuacji złożenia przez pracownika rezygnacji oraz powstania nadpłaty PPK z powodu korekty wynagrodzeń na podstawie wyjaśnień merytorycznych opublikowanych przez portal PFR – mojeppk.pl
- Złożenie przez pracownika deklaracji rezygnacji z PPK.
(Pyt. 33) Od kiedy obowiązuje deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat i które wpłaty podlegają zwrotowi w przypadku jej złożenia?
Uczestnik PPK może w dowolnym momencie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy o PPK podmiot zatrudniający nie dokonuje wpłat za uczestnika PPK począwszy od miesiąca, w którym złożył taką deklarację. Wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Użyte w art. 23 ust. 4 ustawy o PPK sformułowanie „nie dokonuje wpłat” oznacza czynność przyszłą tj. podmiot zatrudniający nie powinien dokonywać, czyli przekazywać wpłat do instytucji finansowej począwszy od momentu złożenia przez uczestnika deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat. Wobec takiego rozumienia przepisu, zwrot dotyczył będzie jedynie wpłat do PPK pobranych i nie przekazanych jeszcze do instytucji finansowej. Oznacza to, że nie będą podlegały zwrotowi wpłaty do PPK, które zostały dokonane przed złożeniem deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat (przekazane do instytucji finansowej) w miesiącu, w którym uczestnik złożył tą deklarację (pomimo tego, że zostały pobrane w tym samym miesiącu). Powyższe pozwoli na zminimalizowanie ryzyka zwrotu środków w wysokości wyższej lub niższej niż nominalna w sytuacji, gdy za wpłaty do PPK zostały już przydzielone jednostki uczestnictwa oraz ograniczy konieczność dokonywania związanych z tym korekt.
Zgodnie z powyższym wszystkie wpłaty PPK pobrane i przekazane do Instytucji finansowej przed złożeniem przez pracownika deklaracji rezygnacji z PPK, nie podlegają zwrotowi.
Pracownikowi należy zwrócić wyłącznie te wpłaty, które zostały naliczone w wynagrodzeniu pracownika, ale jeszcze nie przekazane do Instytucji finansowej.
Zgodnie z art. 23 Ustawy o PPK, podmiot zatrudniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia deklaracji rezygnacji, ma obowiązek poinformować wybraną instytucję finansową.
- Wprowadzenie rezygnacji pracownika z PPK w programie Symfonia Kadry i Płace.
Złożenie rezygnacji pracownika w programie Symfonia Kadry i Płace wymaga realizacji zdarzenia PPK rezygnacja w kalendarzu pracownika w dniu złożenia rezygnacji. W celu przekazania deklaracji rezygnacji pracownika do Instytucji finansowej, należy w oknie Zarządzanie PPK wybrać odpowiedni miesiąc PPK, następnie na statusie Aktywni uczestnicy PPK wykonać polecenie Generuj dane\Deklaracje pracowników.
Przykład:
Pracownik złożył deklarację rezygnacji w dniu 5.02.2020.
Po zrealizowaniu zdarzenia PPK rezygnacja, w oknie Zarządzanie PPK należy wybrać miesiąc PPK luty 2020 i statusu Aktywni uczestnicy PPK, pomimo tego, że ten pracownik nie jest już widoczny należy wybrać polecenie Generuj Dane\Deklaracje pracowników.
W przypadku wymiany danych poprzez pliki XML, po zapisaniu lokalizacji zapisu pliku, pokaże się okno z zestawieniem wykonanych deklaracji. Pokaże się potwierdzenie wykonanych deklaracji z nazwiskiem pracownika z oznaczeniem rezygnacji.
Zamknij okno - pojawi się kolejny komunikat z ostrzeżeniem, że dane można wygenerować tylko raz. Jeżeli wybierzesz Tak, zostanie to zapisane w bazie danych i nie będzie można wygenerować deklaracji ponownie. Jeżeli wybierzesz przycisk Nie, informacja o deklaracji uczestnika nie zostanie zapisana do bazy i będzie można powtórzyć cały proces. We wskazanej lokalizacji zapisze się jednak plik, który można sprawdzić.
- Rozliczenie rezygnacji pracownika z PPK w wynagrodzeniu pracownika
W miesiącu, w którym pracownik ma zrealizowane zdarzenie PPK rezygnacja, program zaprzestaje naliczania wpłat PPK we wszystkich otwartych okresach płacowych rozliczanych podatkowo w miesiącu złożenia deklaracji.
Zgodnie z powyższym przykładem (rezygnacja złożona w dniu 05.02.2020), we wszystkich okresach otwartych w momencie realizacji zdarzenia PPK rezygnacja, wypłaconych w lutym program nie będzie już naliczał wpłat PPK.
Sposób postępowania w programie Sage Kadry i Płace w celu zwrotu naliczonych wpłat pracownikowi, który złożył rezygnację zależy od kilku czynników, m.in. terminu złożenia deklaracji, sposobu tworzenia okresów płacowych (z przesunięciem terminu wypłaty czy bez przesunięcia), terminu wypłaty wynagrodzenia, tego, czy przelew do Instytucji finansowej został już przekazany, czy nie. Wyjaśniamy na przykładzie pracownika, który złożył rezygnację 5.02.2020.
- Rezygnacja złożona przed terminem wypłaty wynagrodzenia w tym miesiącu; przelew do Instytucji finansowej za poprzedni miesiąc PPK został wykonany; okresy płacowe tworzone bez przesunięcia (wypłata do końca miesiąca) => Zaprzestanie naliczania wpłat PPK od lutego.
W programie wystarczy realizacja zdarzenia PPK zwrot wpłat; po realizacji zdarzenia PPK zwrot wpłaty PPK przestaną być naliczane. Nie będzie naliczonych wpłat w lutym; w oknie Zarządzanie PPK dla miesiąca Luty 2020 nie będzie wykazanej tej osoby; nie będzie wpłat PPK.
- Rezygnacja złożona przed terminem wypłaty wynagrodzenia w tym miesiącu; przelew do Instytucji finansowej za poprzedni miesiąc PPK został wykonany; okresy płacowe tworzone z przesunięciem (wypłata do 10-go dnia następnego miesiąca) => Zaprzestanie naliczania wpłat PPK od lutego, czyli w okresie styczeń płatny w lutym i kolejnych okresach.
W programie wystarczy realizacja zdarzenia PPK zwrot wpłat; po realizacji zdarzenia PPK zwrot wpłaty PPK przestaną być naliczane. Nie będzie naliczonych wpłat w okresie styczeń płatny w lutym; w oknie Zarządzanie PPK dla miesiąca Luty 2020 nie będzie wykazanej tej osoby; nie będzie wpłat PPK.
- Rezygnacja złożona przed terminem wypłaty wynagrodzenia w tym miesiącu; przelew do Instytucji finansowej za poprzedni miesiąc PPK NIE został wykonany; okresy płacowe tworzone bez przesunięcia (wypłata do końca miesiąca) => Zaprzestanie naliczania wpłat PPK od lutego oraz zwrot naliczonych wpłat PPK za poprzedni miesiąc.
W programie po realizacji zdarzenia PPK zwrot wpłat wpłaty PPK przestaną być naliczane w okresie bieżącym; w oknie Zarządzanie PPK dla miesiąca Luty 2020 nie będzie wykazanej tej osoby; nie będzie wpłat PPK.
Należy zwrócić pracownikowi naliczone wpłaty za poprzedni miesiąc, które zostały rozliczone w wynagrodzeniu pracownika, ale nie będą przekazane do Instytucji finansowej. Można to wykonać na dwa sposoby: z wykorzystaniem zdarzenia PPK zwrot wpłat lub utworzenie procesu korekty (funkcjonalność Wyrównania i korekty)
Wykorzystanie zdarzenia PPK zwrot wpłat.
Aby zwrócić naliczone wpłaty za styczeń w kalendarzu pracownika w miesiącu luty należy zrealizować zdarzenie PPK zwrot wpłat. Podczas realizacji zdarzenia należy wpisać wysokość wpłat zwracanych pracownikowi oraz wskazać okres płacowy, w którym mają być one zwrócone.
U pracownika na zakładce Płace\Wynagrodzenie we wskazanym okresie zostanie rozliczony zwrot wpłat w wynagrodzeniu pracownika.
Wpłata pracodawcy naliczona w poprzednim miesiącu nie zostanie doliczona do przychodu opodatkowanego, a wpłata pracownika zostanie zwrócona – zwiększa się kwota do wypłaty.
- Rezygnacja złożona przed terminem wypłaty wynagrodzenia w tym miesiącu; przelew do Instytucji finansowej za poprzedni miesiąc PPK NIE został wykonany; okresy płacowe tworzone z przesunięciem (wypłata do 10-go dnia następnego miesiąca) => Zaprzestanie naliczania wpłat PPK od lutego, czyli w okresie styczeń płatny w lutym i kolejnych okresach oraz zwrot naliczonych wpłat PPK za poprzedni miesiąc.
W programie po realizacji zdarzenia PPK rezygnacja wpłaty PPK przestaną być naliczane. Nie będzie naliczonych wpłat w okresie styczeń płatny w lutym; w oknie Zarządzanie PPK dla miesiąca Luty 2020 nie będzie wykazanej tej osoby; nie będzie wpłat PPK.
Należy zwrócić pracownikowi naliczone wpłaty za poprzedni miesiąc, które zostały rozliczone w wynagrodzeniu pracownika, ale nie będą przekazane do Instytucji finansowej. Można to wykonać na dwa sposoby: z wykorzystaniem zdarzenia PPK zwrot wpłat lub utworzenie procesu korekty (funkcjonalność Wyrównania i korekty).
- Powstanie nadpłaty wpłat PPK wskutek korekty wynagrodzenia.
30. Jak dokonać korekty wpłat do PPK?
Korekt wpłat do PPK należy dokonywać opierając się na zasadzie bilansowania. Co oznacza, że w przypadku dokonania wpłat do PPK obliczonych od zaniżonej lub zawyżonej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy w następnym miesiącu obliczyć te wpłaty od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiednio podwyższonej o kwotę tej niedopłaty lub zaniżonej o kwotę nadpłaty. Jeżeli podmiot dokonał korekty podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ale w związku z nieobecnością pracownika nie odliczył z wynagrodzenia kwoty nadpłaty, dokona korekty wpłat do PPK w tym miesiącu, w którym dokona stosownego odliczenia z wynagrodzenia uczestnika PPK.
13. Jak dokonać korekty wpłat do PPK w przypadku nadpłaty wynagrodzenia w związku z dostarczeniem zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA po terminie wypłaty wynagrodzenia?
W sytuacji dokonywania korekt wynagrodzenia nadpłaconego w związku z dostarczeniem zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA po terminie wypłaty wynagrodzenia podmiot zatrudniający, który naliczył, pobrał, a następnie dokonał wpłaty do PPK naliczonej od nadpłaconego wynagrodzenia, powinien w miesiącu, w którym rozliczył korektę wynagrodzenia za ten miesiąc obliczyć i dokonać wpłaty do PPK od wynagrodzenia odpowiednio obniżonego o kwotę tej nadpłaty.
Zgodnie z powyższymi wyjaśnieniami wszelkie nadpłaty lub niedopłaty wpłat PPK powstałych wskutek korekty wynagrodzenia pracownika – uczestnika PPK należy rozliczać odpowiednio obniżając lub zwiększając wpłaty z tytułu PPK w bieżącym miesiącu lub w kolejnych miesiąca, aż do ostatecznego zbilansowania się różnic.
Dopiero w ostateczności, w przypadku braku możliwości zbilansowania powstałej we wcześniejszym okresie nadpłaty, powinno się wykonywać korekty deklaracji wpłat PPK i przekazywać je do Instytucji finansowej w celu zwrotu środków. W deklaracji z korektą wpłat PPK należy wskazać miesiąc, w którym wystąpiła nadpłata.
Możliwość bilansowania wpłat PPK oraz wysyłania korekt deklaracji wpłat PPK została wprowadzona w Symfonia Kadry i Płace od wersji 2020.2.
Domyślny sposób rozliczenia nadpłaty wpłat PPK powstałej wskutek korekty wynagrodzenia (funkcjonalność Wyrównania i korekty) oparty jest na zasadzie bilansowania polecanej przez PFR i odbywa się w oknie Zarządzanie PPK. Szczególnie istotne znaczenie ma to w sytuacji przeprowadzenia korekty wynagrodzenia, która obniża podstawę składek na ubezpieczenia społeczne w poprzednich miesiącach, czyli mamy do czynienia z nadpłatą wpłat PPK.
Ważne!
Należy odróżnić zwrot wpłat PPK- rozliczenie pracodawcy z pracownikiem wskutek korekty listy płac od zwrotu wpłat PPK – rozliczenie pracodawcy z Instytucją Finansową.
Rozliczenie Pracodawca – Pracownik odbywa się w kartotece pracownika na zakładce Płace\Wynagrodzenie i dzieje się od razu w momencie rozliczenia korekty wynagrodzenia.
Rozliczenie Pracodawca – Instytucja Finansowa ma miejsce w oknie Zarządzanie PPK. Domyślnie program stosuje rozliczenie nadpłaty PPK wskutek wprowadzonej korekty wynagrodzenia jako kompensata wpłat PPK w bieżącym miesiącu. Decyzję o przeprowadzeniu korekty deklaracji wpłat PPK i wystąpieniu do Instytucji finansowej o zwrot wpłat podejmuje Użytkownik programu zarządzający PPK.
Proces kompensaty, rozliczenia nadpłaconych środków z tytułu PPK wygląda następująco:
- W otwartym miesiącu PPK u pracowników widoczne są wpłaty PPK należne za bieżący miesiąc.
- Po zamknięciu miesiąca PPK u pracowników, którzy mieli rozliczone korekty wynagrodzenia obniżające podstawę składek społecznych za wcześniejsze miesiące, następuje rozliczenie nadpłat, czyli obniżenie bieżącej wpłaty o kwotę nadpłaty (maksymalnie do wysokości bieżącej należności).
- Szczegółowe zestawienie rozliczenia nadpłat jest widoczne po zaznaczeniu pracownika i wybraniu opcji Szczegóły. Będzie pokazana należność z bieżącego miesiąca i rozliczne nadpłaty do wysokości bieżącej należności.
- W przypadku, gdy kwota nadpłaty wskutek korekty wynagrodzenia jest wyższa niż bieżąca, naliczona wpłata PPK, to pozostała do rozliczenia nadpłata oczekuje do rozliczenia w kolejnym miesiącu. Nieskompensowane wpłaty PPK są widoczne po wybraniu filtru Nadpłaty PPK do rozliczenia.
- W kolejnym miesiącu proces jest powtarzany aż do ostatecznego rozliczenia nadpłaty PPK.
- Korekta wpłat PPK – brak możliwości zbilansowania nadpłaconych wpłat przekazanych do Instytucji Finansowej.
Jeżeli nie ma możliwości rozliczenia nadpłat PPK metodą bilansowania, np. z powodu zakończenia zatrudnienia pracownika, planowanej długotrwałej nieobecności pracownika (np. urlop rodzicielski, wychowawczy, urlop bezpłatny, świadczenie rehabilitacyjne, itp.) można wystąpić do Instytucji Finansowej o zwrot nadpłaty.
Proces wystąpienia o zwrot nadpłaconych wpłat do Instytucji Finansowej w Symfonia Kadry i Płace jest następujący:
1) Wystąpienie o zwrot nadpłaty wiąże się z wygenerowaniem deklaracji korygującej wpłaty, dlatego jest to możliwe dopiero po wysłania wpłat za bieżący miesiąc.
2) W oknie Zarządzanie PPK należy wybrać filtr Nadpłaty PPK do rozliczenia.
3) Wybrać pracownika, dla którego będzie wykonywana korekta wpłat PPK i z przycisku Generuj dane należy wybrać polecenie Wystąp o zwrot nadpłat.
4) W przypadku API żądanie zostanie przekazane bezpośrednio do Instytucji finansowej; w przypadku wymiany danych poprzez pliki XML, zostanie utworzony plik PPK-korekty-składek, który należy przekazać do Instytucji finansowej.
5) Wysłane żądania zwrotu wpłat za pracowników będą widoczne w filtrze Wysłane dyspozycje o zwrot nadpłat w miesiącu, z którego wpłaty PPK zostaną zwrócone.
6) Po zatwierdzeniu korekty PPK przez Instytucję finansową przekazuje ona potwierdzenie uznania korekty i zwrotu środków. Do ewidencji danych zwrotnych służy zakładka Zwroty.
7) W przypadku wymiany danych poprzez pliki XML, Użytkownik programu może dokonać importu pliku zwrotnego z potwierdzeniem zwrotu poprzez polecenie Importuj dane.
Uwaga!
Proces informacyjny o zwrocie środków w wyniku rozliczenia korekty lub rezygnacji z dokonywania wpłat jest procesem dodatkowym. Proces nie wynika bezpośrednio z ustawy. Uruchomienie procesu wymaga indywidualnych ustaleń z instytucją finansową.