[KIP] Tworzenie schematu księgowania

Program Symfonia ERP Kadry i Płace umożliwia księgowanie wynagrodzeń, które określone jest za pomocą schematów księgowania, czyli zapisanych w umownej formie sposobów księgowania. Polecenie księgowania dla programu finansowo-księgowego tworzone jest na podstawie schematu księgowego lub schematu księgowo-analitycznego. Schematy księgowo-analityczne mogą zawierać dodatkowe informacje o wymiarach analitycznych umożliwiając wykorzystanie ich w dodatkowych zestawieniach, np.  Symfonia ERP Business Intelligence.

Każdy schemat księgowania ma swoją nazwę i krótki identyfikator. Składa się z listy pozycji schematu, w których można określić:

• Numer konta Wn
• Numer konta Ma
• Znacznik księgowania podstawowego\równoległego
• Opis strony Wn
• Opis strony Ma
• Sposób grupowania zapisów powstałych za pomocą tego schematu po stronie Wn lub Ma
• Sposób pobrania kwoty (cała kwota, część kwoty, stała wartość)

Schematy księgowań definiuje się w oknie Kartoteki\Schematy księgowań. Szczegółowy sposób definiowania księgowań znajduje się w dokumentacji dostępnej w Pomocy Online.

 

Definicja Schematu księgowania składa się z następujących elementów:

Skrót – nazwa schematu, która będzie widoczna przy elemencie księgowanym

Nazwa – pełna nazwa schematu

Suma rozbicia księgowania – podstawowego\równoległego - to wartość bazowa, względem której program wyznacza resztę, gdy kwota rozksięgowywana jest na poszczególne konta wg określonych wartości (np.: kwota brutto księgowana jest zawsze w następujący sposób: część kwoty na konto XXX, reszta kwoty na konto ZZZ.

Schemat księgowania składa się z pozycji danego schematu księgowania. Jeden schemat może zawierać kilka pozycji, co oznacza, że wybrana kwota (element wynagrodzenia, do którego będzie przypisany schemat) zostanie zaksięgowana na kilka kont jednocześnie.

Definicja pozycji schematu księgowania składa się z następujących elementów:

Księgowanie równoległe – ustawienie tego znacznika oznacza, że pozycja dotyczy księgowania równoległego.

Automatyczne – ustawienie znacznika umożliwia automatyczne księgowanie w przypadku, gdy w programie Sage Symfonia Finanse i Księgowość konta kosztowe są księgowane automatycznie.

Kwota – podanie wartości powoduje, że zaksięgowana zostanie kwota będąca wynikiem mnożenia tej wartości przez wartość pola Mnożnik. Pozostawienie 0 oznacza, że zaksięgowana zostanie kwota elementu systemu wynagrodzeń, do którego podpięty jest ten schemat księgowania przemnożona przez wartość pola Mnożnik.

Mnożnik – jest to liczba, przez którą mnożona jest kwota do księgowania. Mnożnik może być liczbą całkowitą, ułamkiem bądź parametrem.

Ważony (Mnożnik ważony) – jest to funkcja, która oblicza proporcje w stosunku do sumy wszystkich wartości ze wskazanego elementu. Przy korzystaniu z mnożnika ważonego, parametr wskazujący na element powinien mieć zaznaczoną opcję Wielowartościowy

Konto Wn – numer konta Winien.

Konto Ma – numer konta Ma.

Grupowanie po stronie – określa sposób grupowania zapisów na dokumencie PK.

Opis Wn – określa komentarz do strony Winien.

Opis Ma – określa komentarz do strony Ma.

Termin – związany jest z księgowaniem wynagrodzeń metodą kasową. W każdej pozycji schematu księgowania możliwe jest określenie terminu, czyli daty księgowania w sensie podatkowym, co od-powiada w programie okresowi sprawozdawczemu. Aby ustawić termin, należy w polu Termin wskazać odpowiednią datę. Brak wprowadzonej daty oznaczać będzie, że dla danej pozycji mają być zawsze generowane zapisy. W celu automatyzacji pracy z programem w tej pozycji można użyć odpowiedniego parametru lub funkcji. Szczegółowy opis znajduje się w dokumentacji.

 

Parametry księgowań mogą być stosowane w firmach, w których istnieje potrzeba analitycznego księgowania składników wynagrodzeń (np. precyzyjne księgowanie kosztów), gdyż stosowanie schematów księgowań ze stałymi numerami kont byłoby bardzo uciążliwe i wymagałoby zdefiniowania przynajmniej tylu schematów księgowań, na ile różnych kont miałyby być księgowane elementy wynagrodzeń. Rozwiązaniem tego problemu jest stosowanie w schematach księgowań parametrów. Parametry księgowań pozwalają na wykorzystanie danych płacowych i kadrowych do utworzenia pozycji schematów księgowań (dynamiczne budowanie pozycji).

Parametry księgowań mogą być stosowane w definicji schematu księgowań w polu Suma rozbicia księgowania – podstawowego\równoległego oraz w definicji pozycji księgowań w polach: numer konta Wn, numer konta Ma, opis strony Wn, opis strony Ma, mnożnik ważony.

Podczas tworzenia zapisów księgowych w miejsce poszczególnych parametrów podstawiane są odpowiadające im wartości.

Program Sage Kadry i Płace One Payroll udostępnia dwa rodzaje parametrów, rozróżniane przez prefiks:

• # - Parametry- przetwarzane są bez udziału użytkownika w momencie generowania księgowań. Przykładowe pola obsługiwane przez ten typ parametrów: Mnożnik, Konto itp.
• @ - Parametry Zapytanie– muszą zostać wpisane lub wybrane z podpowiedzi przez użytkownika na końcu procesu generowania księgowań. Parametry Zapytanie są globalne dla wszystkich księgowań generowanych wspólnie. Wartości podpowiedzi pobierane są z wartości kadrowych firmy. Przykładowym polem obsługiwanym przez ten typ parametrów jest Konto (np. konto dla rejestrowania kwot z tytułu terminowej wpłaty podatku dochodowego).

Szczególnym rodzajem parametrów są parametry predefiniowane, do których należy m.in.:

P – identyfikator pracownika w FK

Krok 1 Tworzenie schematu księgowego

Niniejsza instrukcja przedstawia sposób utworzenia prostego schematu księgowego dla zaksięgowania wynagrodzenia brutto pracowników etatowych na konto 405 po stronie Wn oraz na konto 230-NumerPracownika po stronie Ma.

1. Otwórz okno Funkcje\Kartoteki\Schematy księgowo-analityczne

2. Po lewej stronie okna w zakładce Księgowania i analizy dodaj nowy schemat wybierając przycisk [+] (Nowy schemat)

 

W oknie Edycja schematu księgowania wpisz skrót i nazwę schematu, wybierz typ schematu a następnie zapisz zmiany i zamknij okno  Edycja schematu księgowania. 

3. Zaznacz utworzony schemat księgowania i po prawej stronie okna dodaj pozycję schematu księgowania wybierając przycisk [+Dodaj]

4. W oknie Edycja pozycji schematu księgowania zaznacz opcje: księgowanie równoległe, Grupowanie po stronie Wn, Grupowanie po stronie Ma, wprowadź numery kont Wn: 405 oraz Ma: 230-#P oraz wpisz opis pozycji Wn i Ma. Zapisz zmiany i zamknij okno Edycja pozycji schematu księgowania.

 

Krok 2 Przypisanie schematu księgowania do elementu wynagrodzenia.

Utworzony schemat księgowania należy przypisać do odpowiedniego elementu wynagrodzenia, który występuje w systemie wynagrodzeń pracownika na zakładce Płace/Wynagrodzenia. W przykładzie jest to element kwota brutto (bez uwzgl. zasiłków).

Aby przypisać schemat księgowań do elementu:

1. Otwórz kartotekę pracownika na zakładce Płace\Wynagrodzenie, zaznacz element kwota brutto (bez uwzgl. zasiłków)i z menu podręcznego wybierz polecenie Edycja elementu…)
2. W oknie edycji elementu przejdź na zakładkę Księgowania i analizy i dodaj schemat wybierając przycisk [+]

3. W wywołanym oknie Wybór schematu przejdź na zakładkę Lista,  zaznacz odpowiedni schemat i wybierz go przyciskiem Dodaj, a następnie zamknij okno wyboru schematu przyciskiem Zamknij.

4. Po dodaniu schematu potwierdź zmiany w definicji elementu kwota brutto (bez uwzgl. zasiłków)przyciskiem Zapisz.

 

Krok 3 Ustawienie schematu księgowania.

Schematy księgowań można przypisać do pracowników na kilka sposobów: w kartotece pracownika, wzorca lub firmy w określonym okresie płacowym. Najwygodniej ustawić schematy księgowań we wzorcu kadrowo-płacowym, co pozwoli na automatycznie przypisanie schematów księgowań do wszystkich pracowników przypisanych do wzorca oraz kopiowanie księgowań do kolejnych okresów płacowych z domyślnego systemu wynagrodzeń wzorca.

Dla pracowników etatowych elementy naliczenia, które mogą posłużyć do księgowania wynagrodzeń znajdują się we wzorcu Pracownik etatowy, dlatego można ustawić schematy księgowań w tym wzorcu.

 

Możesz utworzyć własny wzorzec kadrowo-płacowy, w którym umieścisz elementy księgowane i ustawisz schematy księgowań. Odziedziczą je wszyscy pracownicy przypisani do tego wzorca.

 

Aby ustawić schemat księgowań we wzorcu Pracownik etatowy:

1. Otwórz okno Wzorce, z katalogu wzorców kadrowo-płacowych 00 Pracownik, współpracownik wybierz po prawej stronie okna Pracownik etatowy i wybierz przycisk Edytuj (lub Edycja… z menu podręcznego).

 

2. Przejdź na zakładkę Księgowania i analizy i w pozycji Okres: rozwiń listę okresów i wybierz Domyślny system wynagrodzeń

3. Zaznacz element księgowany i w kolumnie Schemat księgowy wybierz schemat przypisany do tego elementu, a następnie zapisz zmiany.

4. Aby skopiować księgowania do już utworzonych okresów płacowych, w pozycji Okres: wybierz okres płacowy, do którego chcesz skopiować księgowania, a następnie z menu podręcznego wybierz polecenie Kopiowanie schematów…

5. W wywołanym oknie Kopiowanie schematów w pozycji Skopiuj ustawienia schematów wzorca: Pracownik etatowy z okresu: wybierz Domyślny system wynagrodzeń…

… a następnie przycisk Wykonaj.

Operację kopiowania księgowań powtórz dla tych okresów płacowych, w których chcesz mieć ustawione księgowania.

 

Krok 4 Podgląd księgowań

Po utworzeniu schematów księgowań, przypisaniu ich do odpowiednich elementów, a następnie ustawieniu schematów we wzorcu można sprawdzić poprawność zapisów księgowania za pomocą podglądu księgowań.

Podgląd księgowań można wywołać:

1. dla jednego pracownika na zakładce Księgowanie wybierając przycisk Podgląd księgowań oznaczony ikoną 

2. z okna Pracownicy dla zaznaczonego pracownika\grupy pracowników wybrać z menu podręcznego polecenie Podgląd księgowań…
3. wykonać raport Polecenie księgowania bez zaznaczonej opcji Eksport do FK.

Sposób wykonania raportu Polecenie księgowania znajduje się tutaj