[KIP] Współpraca programów Symfonia ERP Kadry i Płace z Symfonia Finanse i Księgowość

Program Symfonia ERP Kadry i Płace współpracuje z programem Symfonia Finanse i Księgowość, w którym można zadekretować wynagrodzenia pracowników. Aby wymiana danych między programami była możliwa, w programie Symfonia Kadry i Płace powinny być zdefiniowane schematy księgowań zgodne z planem kont w programie Symfonia Finanse i Księgowość określające zasady księgowania wynagrodzeń przyjęte w firmie. Utworzone schematy księgowań powinny być przypisane do odpowiednich elementów, a następnie ustawione u pracowników lub we wzorcach kadrowo-płacowych, tak aby możliwe było księgowanie wynagrodzeń. Szczegółowy sposób definiowania schematów księgowań przedstawiony jest w podręczniku użytkownika, a przykładowy sposób tworzenia prostego schematu księgowania i przypisania go do pracowników znajduje się tutaj.

Sposób wymiany danych między programami możliwy jest poprzez pliki tekstowe lub Mechanizm Integracji. Zainstalowanie Mechanizmu integracji – odrębnie instalowanego, bezpłatnego produktu udostępnia dodatkowe możliwości wymiany danych:

• przesyłanie dokumentów bezpośrednio do bufora programu Symfonia Finanse i Księgowość
• synchronizację kartotek pracowników i urzędów z programem  Symfonia Finanse i Księgowość

Aby przesłać dane do programu Symfonia Finanse i Księgowość należy wykonać raport Polecenie księgowania.

Wymiana danych przy pomocy Mechanizmu Integracji

Przesyłanie danych o wynagrodzeniach odbywa się bez udziału programu Symfonia Finanse i Księgowość, dlatego uzgodnienia muszą być dokonane i umieszczone po stronie danych programu kadrowo-płacowego. Dlatego też, zanim rozpocznie się proces przesyłania danych, należy odpowiednio skonfigurować integrację oraz dokonać odpowiednich uzgodnień w programie Symfonia Kadry i Płace.

Integracja jest to obiekt rejestrujący się w systemie Windows, do którego program kadrowo-płacowy przesyła dane. Obiekt sprawdza poprawność otrzymanych danych, otwiera bazę Symfonia Finanse i Księgowość i umieszcza dane w buforze. Dlatego też Mechanizm Integracji musi być zainstalowany na każdym stanowisku, z którego będą wysyłane dane do programu Symfonia Finanse i Księgowość.

Pamiętaj!

Na każdym komputerze, na którym użytkowany jest program Symfonia Kadry i Płace powinien być zainstalowany Mechanizm Integracji zgodny z wersją programu  Symfonia Finanse i Księgowość.

Ustawienie synchronizacji danych z Symfonia Finanse i Księgowość (F50)

Aby ustawić współpracę za pomocą Mechanizmu Integracji w programie kadrowo-płacowym:

• Przejdź do okna Ustawienia\Komunikacja\Współpraca z FK
• Jako Format wymiany danych zaznacz Synchronizacja z FK i wybierz Obiekt integracji Symfonia 50 xxxx (wersja obiektu integracji będzie zgodna z wersją zainstalowanego Mechanizmu Integracji dla programu Finanse i Księgowość na komputerze)
• W sekcji Firma FK wpisz dane dostępu do bazy programu  Symfonia Finanse i Księgowość, czyli: Serwer - nazwa serwera SQL, na którym jest baza FK, Baza danych - nazwa bazy danych firmy FK na serwerze SQL, Użytkownik - wpisz login użytkownika z programu  Symfonia Finanse i Księgowość.
• W sekcji Opis pozycji w poleceniu księgowania wybierz odpowiadającą ci opcję.
• W sekcji Nazwa definicji dokumentu w FK w pozycji Dokument wpisz skrót dokumentu z programu Finanse i Księgowość, który będzie wykorzystywany do księgowania wynagrodzeń. Domyślnie jest to DP.

Pamiętaj!

Serwer i Baza danych ustawiony w sekcji Firma FK w programie Symfonia Kadry i Płace  powinien być taki sam, jak w oknie z listą firm programu Symfonia Finanse i Księgowość. 

Wykonanie raportu Polecenie księgowania.

Aby wykonać raport Polecenie księgowania:

• Otwórz okno Pracownicy
• Wybierz okres płacowy i pracowników, dla których chcesz wykonać raport
• Wybierz ikonę drukarki lub polecenie Wykonaj raport z menu podręcznego
• W oknie Raporty z katalogu księgowanie wybierz raport Polecenie księgowania i wybierz przycisk Wykonaj
• W wywołanym oknie Polecenie księgowania możesz zaznaczyć opcję Wybrany okres, jeśli chcesz wykonać raport dla wszystkich lub części okresów płacowych z miesiąca lub Domyślny okres, jeżeli chcesz wykonać raport tylko dla tego okresu, który jest wybrany w oknie Pracownicy.
• Natomiast w parametrach dokumentu możesz zmienić numer, datę dokumentu, datę operacji lub treść. W parametrach wydruku zostaw domyślnie zaznaczoną opcję Dla wybranych pracowników oraz zaznacz opcję Eksport do FK i wybierz przycisk OK.

• W kolejnym oknie Okresy sprawozdawcze program domyślnie podpowiada datę pierwszego dnia miesiąca, dla którego wykonywane są księgowania. Wybierz przycisk OK, żeby przejść dalej.

• Przy pierwszym wykonywaniu raportu pokaże się okno Współpraca z FK, w którym trzeba wpisać nazwę stanowiska w programie Symfonia Kadry i Płace , które będzie używane przy współpracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość. Jeżeli firma pracuje na kilku stanowiskach, to nazwa każdego musi być unikalna. Domyślnie program proponuje AMKP1, ale można wpisać dowolną nazwę własną. Po wpisaniu nazwy stanowiska przejdź dalej wciskając przycisk OK.

• W kolejnym oknie Wybór firmy FK podpowiedzą się domyślne ustawienia do bazy programu Finanse i Księgowość, wprowadź hasło i przejdź dalej wybierając przycisk Otwórz.

• Transfer księgowań zakończony, dokument zapisał się w buforze bazy programu Symfonia Finanse i Księgowość.

Mechanizm integracji - Uzgodnienie pracowników między programami Symfonia Kadry i Płace  oraz Symfonia Finanse i Księgowość.

Podczas eksportu danych płacowych z programu Symfonia Kadry i Płace jest eksportowana również kartoteka pracowników (w przypadku schematów księgowań z użyciem parametru #P). W programie  Symfonia Finanse i Księgowość wyeksportowani pracownicy trafiają do kartoteki Pracownicy, gdzie są im nadawane numery identyfikacyjne – numery kont analitycznych. Numery identyfikacyjne zostaną nadane tylko tym pracownikom, którzy wcześniej ich nie mieli. Jednocześnie w programie Symfonia Kadry i Płace  po pierwszym księgowaniu pracownika w danych kadrowych pracownika zostaje wypełniona wartość w elemencie Identyfikator FK, który znajduje się w zestawie Dane osobowe pracownika\ Pracownik.

Identyfikator FK w programie Symfonia Kadry i Płace  jest zgodny z numerem Pozycja w kartotece pracowników w programie Symfonia Finanse i Księgowość.

Pamiętaj!

Wymiana danych przy pomocy Mechanizmu Integracji możliwa jest tylko w tej samej linii produktowej.

Wymiana danych poprzez pliki tekstowe.

Aby ustawić współpracę poprzez pliki tekstowe:

• Przejdź do okna Ustawienia\Komunikacja\Współpraca z FK
• Jako Format wymiany danych zaznacz Format zgodny z FK 3.0/4.0
• Jako Katalog domyślny wybierz ścieżkę dostępu do katalogu, w którym będą zapisywane pliki
• W sekcji Opis pozycji w poleceniu księgowania wybierz odpowiadającą ci opcję
• W sekcji Nazwa definicji dokumentu w FK w pozycji Dokument wpisz skrót dokumentu z programu  Symfonia Finanse i Księgowość, który będzie wykorzystywany do księgowania wynagrodzeń.

Aby wykonać raport Polecenie księgowania:

• Otwórz okno Pracownicy
• Wybierz okres płacowy i pracowników, dla których chcesz wykonać raport
• Wybierz ikonę drukarki lub polecenie Wykonaj raport z menu podręcznego
• W oknie Raporty z katalogu księgowanie wybierz raport Polecenie księgowania i wybierz przycisk Wykonaj
• W wywołanym oknie Polecenie księgowania możesz zaznaczyć opcję Wybrany okres, jeśli chcesz wykonać raport dla wszystkich lub części okresów płacowych z miesiąca lub Domyślny okres, jeżeli chcesz wykonać raport tylko dla tego okresu, który jest wybrany w oknie Pracownicy. Natomiast w parametrach dokumentu możesz zmienić numer, datę dokumentu, datę operacji lub treść. W parametrach wydruku zostaw domyślnie zaznaczoną opcję Dla wybranych pracowników oraz zaznacz opcję Eksport do FK i wybierz przycisk OK.

• W kolejnym oknie Okresy sprawozdawcze program domyślnie podpowiada datę pierwszego dnia miesiąca, dla którego wykonywane są księgowania. Wybierz przycisk OK, żeby przejść dalej.
• Przy pierwszym wykonywaniu raportu pokaże się okno Współpraca z FK, w którym trzeba wpisać nazwę stanowiska w programie Symfonia Kadry i Płace, które będzie używane przy współpracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość. Jeżeli firma pracuje na kilku stanowiskach, to nazwa każdego musi być unikalna. Domyślnie program proponuje AMKP1, ale można wpisać dowolną nazwę własną. Po wpisaniu nazwy stanowiska przejdź dalej wciskając przycisk OK.
• W wywołanym oknie Eksport do FK w pozycji Położenie plików, przy pierwszym wykonywaniu raportu, wskaż katalog, w którym ma zapisać się plik tekstowym z zapisem księgowań. Przy kolejnych raportów dostęp do tego katalogu zostanie zapamiętany zgodnie z wprowadzonymi ustawieniami.

• Eksport księgowań z programu Kadry i Płace zakończony, dokument tekstowy zapisał się w we wskazanym katalogu. Należy teraz zaimportować ten dokument do programu Finanse i Księgowość w sposób przedstawiony tutaj.

Wymiana plikowa - Uzgodnienie pracowników między programami Symfonia Kadry i Płace  oraz Symfonia Finanse i Księgowość.

Podczas eksportu danych płacowych z programu Symfonia Kadry i Płace jest eksportowana również kartoteka pracowników. W programie Finanse i Księgowość wyeksportowani pracownicy trafiają do kartoteki Pracownicy, gdzie są im nadawane numery identyfikacyjne – numery kont analitycznych. Numery identyfikacyjne zostaną nadane tylko tym pracownikom, którzy wcześniej ich nie mieli.

Podczas importu danych program Sage Symfonia Finanse i Księgowość zapisuje w katalogu danych zwrotnych numer pozycji pracownika z programu Sage Symfonia Finanse i Księgowość. Należy go zwrotnie zaimportować do programu Symfonia Kadry i Płace, aby nastąpiło uzgodnienie numeru identyfikacyjnego w obu programach. Podczas importu program uwzględni tylko te numery identyfikacyjne, które zostały nadane pracownikom po raz pierwszy.

Aby wczytać do programu Symfonia Kadry i Płace numery ID pracowników z programu Symfonia Finanse i Księgowość, z menu Firma wybierz polecenie Import z FK.

Po pojawieniu się okna dialogowego Import z FK wskaż lokalizację katalogu, w którym program Finanse i Księgowość zapisał dane dla programu Kadry i Płace, a następnie dokonaj importu, wybierając przycisk OK.

Po wczytaniu danych, numery identyfikacyjne pracowników uzgodnione z programem Symfonia Finanse i Księgowość, pojawią się w zestawie Pracownik na zakładce dane kadrowe programu Symfonia Kadry i Płace  w polu Identyfikator w FK.

Instrukcja uzgodnienia danych podczas importu specjalnego z programu Kadry i Płace do programu Finanse i Księgowość jest tutaj.