[KIP] Jak wprowadzić dane pracowników etatowych zatrudnionych przed rozpoczęciem pracy z programem Symfonia ERP Kadry i Płace

Poniższa instrukcja prezentuje sposób wprowadzenia do programu Symfonia ERP Kadry i Płace danych  pracowników, którzy zostali zatrudnieni przed rozpoczęciem pracy z programem. Instrukcja oparta jest na założeniu, że pierwszy okres płacowy w programie utworzony jest dla stycznia 2018 r.

W tym przypadku dane pracowników najwygodniej jest uzupełnić bezpośrednio w zakładce Dane Kadrowe.

Przy wprowadzaniu danych kadrowych do programu funkcjonują dwie opcje:

Dodaj daną - wprowadzanie nowej danej kadrowej;

Dodaj wartość – dodanie kolejnej wartości do danej kadrowej.

Po utworzeniu firmy i wprowadzeniu pracowników uzupełnij dane firmy oraz pracowników. Dane firmy uzupełnisz w oknie Firma po przejściu na zakładkę Dane kadrowe i wybraniu jako Zestaw Dane firmy\Dane firmy. Sposób modyfikacji podstawowych danych firmy znajduje się tutaj

Dane pracowników uzupełnisz w kartotece danego pracownika po przejściu na zakładkę Dane kadrowe i wybraniu zestawu:

• Dane osobowe pracownika\Pracownik– tutaj uzupełnisz podstawowe dane pracownika, adresy, Urząd Skarbowy, itp.
• Dane osobowe pracownika\Przebieg zatrudnienia\Przebieg zatrudnienia u innych pracodawców – tutaj wprowadzisz informację o przebiegu zatrudnienia u poprzednich pracodawców
• Dane osobowe pracownika\Wykształcenie– tutaj wprowadzisz m.in. informację o wykształceniu, które ma wpływ na wymiar urlopu (element Ukończone szkoły)
• ZUS\Informacje dodatkowe ZUS – tutaj możesz wprowadzić informację o okresach nieobecności, które chciałbyś, aby program pobierał do przyszłego świadectwa pracy jako okresy nieskładkowe. Instrukcja wprowadzenia takich danych znajduje się tutaj

W przypadku wprowadzania umów o pracę Dodaj daną oznacza nową umowę o pracę; Dodaj wartość – kolejna wartość do aktualnej umowy, czyli aneks do umowy.

Informacje o zatrudnieniu pracowników na podstawie umowy o pracę nie trzeba wprowadzać  przez zakładkę Kalendarz. Realizacja w kalendarzu zdarzeń z grupy Przyjęcie do pracy, wykorzystywana jest dla nowych pracowników, zatrudnianych podczas bieżącej pracy z programem.

Osoby rozliczane na podstawie umów cywilnoprawnych wprowadzamy do programu na bieżąco poprzez zakładkę Kalendarz.

Krok 1 Uzupełnienie danych w umowach o pracę

Po założeniu kartoteki pracownika otwórz okno Pracownik i przejdź do kartoteki pracownika, następnie w zakładce Dane kadrowe[1], wybierz jako Zestaw katalog Umowy/Umowy o pracę [2]. Zaznacz element Umowa o pracę  i dodaj nową daną kadrową poleceniem Dodaj daną z menu kontekstowego lub przyciskiem  [+] Dodaj Daną [3].

Uzupełnij dane w umowie zgodnie z dokumentacją pracownika. Aby dodać kolejną wartość do tej samej umowy (aneks) wybierz polecenie Dodaj wartość. Istotne jest, aby wpisać odpowiednie wartości w pozycjach Data rozpoczęcia pracy [1] oraz Data zakończenia pracy [2].

 

Pamiętaj! Pozycje Data rozpoczęcia pracy i Data zakończenia pracy odnoszą się do głównej umowy o pracę – bardzo ważne jest, aby to pozycje wypełnione były właściwe. Natomiast daty po lewej stronie stanowią okresy obowiązywania poszczególnych wartości tej umowy.

 

Krok 1a - Dodawanie  Aneksu do umowy o pracę

Aby wprowadzić aneks do umowy wprowadź datę do obowiązywania poprzedniej wartości umowy, a następnie poleceniem Dodaj wartość dodaj następną wartość kadrową.

W dodanej wartości uzupełnij odpowiednio wartości zgodnie z nowymi warunkami umowy. Jeżeli jest to umowa na czas określony wprowadź odpowiednio datę zakończenia pracy pamiętając o tym, że data rozpoczęcia pracy [1] i data zakończenia pracy [2] odnoszą się do całej umowy, a nie aneksu.

Przy ostatniej, aktualnej wartości kadrowej, nie wprowadzaj daty obowiązywania [3].

Po wprowadzeniu wszystkich danych zapisz wprowadzone dane.

Krok 2  Uaktywnienie bilansów okresowych

Dla wszystkich pracowników zatrudnionych przed rozpoczęciem pracy z programem uaktywnij bilans urlopowy pełny z dniem np. 1 stycznia 2018 (założenie, że pracę z programem rozpoczynamy od stycznia 2018). Można to wykonać poszczególnie dla każdego pracownika indywidualnie albo poprzez zbiorcze wprowadzanie danych kadrowych.

W celu zbiorczego dodania wartości w oknie Pracownicy zaznacz grupę pracowników, którym chcesz wprowadzić dane i z menu kontekstowego wybierz polecenie Operacje zbiorcze/Zbiorcze wprowadzanie danych kadrowych.

Krok 2a  Zbiorcze wprowadzenie bilansu urlopowego

W oknie Zbiorcze wprowadzanie danych kadrowych dla grupy pracowników jako Zestaw wybierz Bilanse (pełne) [1], a po prawej stronie wybierz z listy Bilans urlopowy pełny [2].

Następnie załaduj dane pracowników klawisz F5  albo przyciskiem   [3].

Aby wprowadzić pracownikom bilans urlopowy od 2018-01-01, po prawej stronie okna wprowadź datę od 2018-01-01 [1], następnie dodaj daną przyciskiem [+] [2] oraz wybierz z menu polecenie Wszystkim [3].

Wszystkim pracownikom dodają się bilanse urlopowe od 1 stycznia 2018 na podstawie wprowadzonych wcześniej danych o przebiegu zatrudnienia i ukończonych szkołach. Zapisz wprowadzone dane.

Urlop zaległy niewykorzystany w poprzednich latach możesz wprowadzić odpowiednio w elementach dla urlopu zaległego: Urlop zaległy R-1 oznacza urlop zaległy za rok poprzedni, Urlop zaległy R-2 odnosi się do urlopu zaległego za dwa lata wcześniej, Urlop zaległy R-3 odnosi się do urlopu zaległego za trzy lata wcześniej.

Jeżeli nie chcesz uzupełniać danych o przebiegu zatrudnienia u poprzednich pracodawców i ukończonych szkół pracownika, możesz wprowadzić bilans urlopowy ręcznie podając staż w sposób przedstawiony tutaj.

Krok 2b Uaktywnienie bilansu chorób pracownika

Pracownikom należy uaktywnić wartości dla elementu Bilans chorób pracownika od początku zatrudnienia wprowadzonego w programie.

Z uwagi na to, że każdy pracownik może mieć inną datę rozpoczęcia pracy, najlepiej tę czynność wykonać pojedynczo u każdego pracownika.

W celu uaktywniania bilansu chorób pracownika:

Otwórz pracownika na zakładce Dane kadrowe. Na górze okna wybierz zestaw Urlopy, Zasiłki\Bilanse (pełne).

Zaznacz element Bilans chorób pracownika i dodaj nową daną kadrową poleceniem Dodaj daną z menu kontekstowego lub przyciskiem  [+] (Dodaj Daną) i wprowadź datę od taką jaka data rozpoczęcia pierwszej umowy o pracę, a następnie zapisz dane.

Po zapisaniu bilansu chorób pracownika z datą zatrudnienia z menu kontekstowego wybierz polecenie Generowanie bilansów okresowych.

Po wybraniu tego polecenia program automatycznie uzupełni bilanse chorób pracownika za cały okres zatrudnienia.

Krok 3 Zbiorcze przypisanie pracowników do wzorców

Kolejnym krokiem do wprowadzenia pracowników do programu jest przypisanie pracownikom odpowiednich wzorców.

Każdy pracownik powinien mieć przypisane co najmniej cztery wzorce: Pracownik etatowy, Współ(Pracownik), sposób płatności, np. Płatność przelewem(etat) oraz rodzaj wynagrodzenia, np. Wynagrodzenie zasadnicze.

Wzorce można przypisać u każdego pracownika oddzielnie poprzez przejście do pracownika na zakładkę Wzorce i przeciągnięcie odpowiednich wzorców z prawej strony okna na lewą.

Przypisanie pracowników do danego wzorca można tez wykonać zbiorczo.

W celu zbiorczego przypisania pracowników do wzorca przejdź do okna Wzorce. W zakładce Katalogi w podkatalogu wzorców 00 pracownik, współpracownik wybierz wzorzec Pracownik etatowy i przejdź do jego edycji.

W edycji wzorca Pracownik etatowy wybierz na dole zakładkę Pracownicy. Z prawej części okna przeciągnij pracowników: albo z zakładki Katalogi (Jeśli posiadasz pracowników pogrupowanych w katalogi, możesz przeciągnąć cały podkatalog) albo z zakładki Lista: zaznacz grupę pracowników, których chcesz przypisać do wzorca i przeciągnij ich na lewą stronę okna.

Każdą osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, bez względu na wymiar etatu, należy  przyporządkować  do wzorca Pracownik etatowy.

Po lewej stronie okna ponownie zaznacz całą grupę pracowników i z menu kontekstowego wybierz polecenie Zbiorcza zmiana okresów przyporządkowania

Następnie wprowadź datę od pierwszego dnia miesiąca, dla którego utworzony jest okres płacowy. Potwierdź wprowadzenie daty przyciskiem OK, a następnie Zapisz zmiany we wzorcu.

W przypadku pozostałych wzorców postępuj analogicznie.

Dodatkowe wzorce pracownicze, na przykład Koszty uzyskania przy dojazdach najwygodniej dodać u konkretnego pracownika bezpośrednio na zakładce Wzorce.

Krok 4 Uzupełnienie danych o zgłoszenia ZUS ZUA

Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych w zestawie Zgłoszenie ZUA\ZZA.

Najwygodniej zrobić to realizując w kalendarzu pracownika zdarzenie Zgłoszenie ZUA/ZZA w dniu faktycznego zatrudnienia pracownika. Zdarzenie to znajduje się w katalogu zdarzeń: 5 Rozliczenia/12 ZUS/Zgłoszenie ZUA/ZZA.

Podczas realizacji zdarzenia program domyślnie uzupełni dane o obowiązkowych ubezpieczeniach zgodnie z datą realizacji zdarzenia.

Zapisz wygenerowane dane.

Krok 5 Uzupełnienie podstawy do chorobowego

Dane do podstaw do chorobowego generowane są w programie na podstawie utworzonych okresów płacowych. Aby dodać podstawy do chorobowego za miesiące wcześniejsze, przed rozpoczęciem pracy z programem, należy uzupełnić wartości ręcznie.

Aby ułatwić sobie wprowadzanie wartości można wprowadzić inicjalizację kalendarza u pracowników na okres przed rozpoczęciem pracy z programem i zrealizować zdarzenie Generowanie podstaw do chorobowego. Dzięki temu program podpowie odpowiednie daty w podstawach do chorobowego i ułatwi wprowadzanie danych.

Inicjalizację kalendarza można wprowadzić indywidualnie lub zbiorczo.

 

Pamiętaj! Inicjalizację kalendarza za okres przed rozpoczęciem pracy z programem można wprowadzić tylko przy otwartych okresach płacowych. Ważne jest również, aby nie nadpisywać inicjalizacji już pobranej z wzorca pracownika.

Aby zbiorczo wprowadzić inicjalizację kalendarzy:

W oknie Pracownicy zaznacz pracowników i z menu kontekstowego wybierz polecenie Operacje zbiorcze\Zbiorcza inicjalizacja kalendarzy

W oknie zbiorczej inicjalizacji kalendarzy wybierz pierwszy dzień miesiąca, od którego chcesz wprowadzić inicjalizację, a następnie wybierz przycisk Grupowa inicjalizacja kalendarzy, a następnie opcję wszystkich.

W wywołanym oknie inicjalizacji wprowadź daty obowiązywania inicjalizacji za miesiące, za które chcesz uzupełnić podstawy do chorobowego przed rozpoczęciem pracy z programem, a następnie jako wzorzec czasu pracy rozwiń Wzorce czasu pracy\Wzorce tygodniowe i wybierz Tydzień 40-o godzinny. Potwierdź wprowadzenie inicjalizacji przyciskiem Zastosuj.

 

Pamiętaj! Inicjalizację wzorcem tygodniowym Tydzień 40-godzinny możesz wprowadzić tylko dla pracowników zatrudnionych na cały etat. Jeżeli chcesz uzupełnić inicjalizację pracowników zatrudnionych na część etatu, zrób to indywidualnie wybierając odpowiedni wzorzec tygodniowy dla danej części etatu.

 

Po zapisaniu inicjalizacji na tej samej grupie zaznaczanych pracowników w oknie Pracownicy wybierz polecenie Operacje zbiorcze\Zbiorcza edycja zdarzeń.

W wywołanym oknie wybierz z katalogu zdarzeń 7 Systemowe wybierz zdarzenie Generowanie podstaw do chorobowego.

Następnie zaznacz dowolny dzień pierwszego miesiąca pracy z programem i wybierz przycisk Dodaj zdarzenie grupie pracowników, a następnie polecenie Wszystkim.

Zapisz wprowadzenie zdarzenia grupie pracowników.

Wstawione zdarzenie ma status niezrealizowane.

Aby je zbiorczo zrealizować przejdź do okna Dziennik zdarzeń, ustaw filtr zdarzeń na dzień zapisania zdarzenia i status Niezrealizowane. Zaznacz następnie wyświetlone zdarzenia Generowanie podstaw do chorobowego i z menu kontekstowego wybierz polecenie Zbiorcza realizacja.

W wywołanym oknie wybierz przycisk Zatwierdź.

Po zbiorczym zatwierdzeniu zdarzeń, program kolejno będzie wyświetlał okna dla poszczególnych pracowników z wygenerowanymi podstawami do chorobowego za poprzedni rok.

Zapisz kolejno generowane dane.

Po zakończeniu realizacji zdarzeń przejdź do okna Pracownicy i zaznaczonych pracowników otwórz w oknie Zbiorczego wprowadzania danych kadrowych (Operacje zbiorcze\Zbiorcze wprowadzanie danych kadrowych). Jako Zestaw wybierz Choroby, Zasiłki, a jako element wskaż Podstawy do chorobowego.

Odczytaj dane klawiszem F5 lub przyciskiem .

Wprowadź wynagrodzenia pracowników za poszczególne miesiące w odpowiednich pozycjach. Po wprowadzeniu kwot brutto zapisz dane. Następnie upewnij się, że przeliczyły się podstawy z wprowadzonych składników, np. Podstawa ze stałej, itd. Dla pewności możesz przeliczyć komórki w poszczególnych elementach wybierając polecenie Przelicz komórkę\Wszystkich.

Po przeliczaniu wszystkich podstaw zapisz dane.