W dniu 1 stycznia 2023 zmieniają się stawki dla diety i ryczałtu w delegacji w związku z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022. Nowa stawka dla diet to 45zł, dla ryczałtu za noclegi 67,50zł, a ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji 9zł.

Jak obsłużyć zmianę w systemie? Zapoznaj się z trzema poniższymi przykładami:

Wyliczenie kosztów delegacji, która kończy się najpóźniej w dniu 31 grudnia 2022.

Ustawienia aplikacji Delegacje w zakresie stawek diet i ryczałtów powinny pozostać niezmienione do czasu rozliczenia delegacji, których data zakończenia przypada najpóźniej na 31 grudnia 2022. Pozwoli to na wyliczenie kosztów delegacji według starych stawek stawkach.

W przypadku, gdy stawki zostały już zmienione przez Administratora Systemu na nowe to rozwiązaniem jest zmodyfikowanie stawek bezpośrednio na dokumencie rozliczanej delegacji. Osoby z grupy „Delegacja – księgowość” oraz „Delegacja – Administratorzy procesu” mogą na dokumencie delegacji zmienić stawki diety i ryczałtu na właściwe. Jak to wykonać?

Na zakładce Dieta → Dieta Krajowa → Edytuj posiłki należy zmienić stawkę na właściwą dla tej delegacji.

Na zakładce Koszty delegacji → Ryczałty za przejazdy/noclegi należy zmienić stawkę właściwą dla danego ryczałtu.

Wyliczenie kosztów delegacji, która rozpoczyna się 1 stycznia 2023 lub później.

Jeśli delegacja nadal korzysta z poprzednich stawek diety i ryczałtu należy zwrócić się do Administratora Systemu w Państwa organizacji z prośbą o aktualizację stawek w Ustawieniach aplikacji Delegacje.

Osoby uprawnione mogą także na pojedynczej delegacji zmodyfikować stawkę diety i ryczałtu zgodnie z opisem poprzedniego przypadku.

Jak Administrator Systemu może dokonać zmiany?

Należy przejść do Ustawień aplikacji, a następnie w zakładce Konfiguracja dotyczącej aplikacji Delegacje należy odnaleźć sekcje Diety oraz Stawki i wprowadzić nowe wartości.

Wyliczenie kosztów delegacji, która przypada na czas obejmujący okres zmiany stawek.

Jeśli delegacja, dla której wyliczamy koszty przypada na przełom dat, w których zmienia się stawka to należy zastosować uśrednioną stawkę dla całego okresu delegacji i wprowadzić ją podczas edycji pojedynczego dokumentu delegacji.

Przykład: Pracownik udał się w delegację 29 grudnia2022, a wrócił z niej 2 stycznia 2022. Księgowość przelicza manualnie pierwsze trzy dni delegacji według stawki 38zł oraz dwa pozostałe po zmianie stawki na 45zł i wylicza średnią stawkę diety dla tej delegacji.

((3 x 38 zł) + (2 x 45 zł)) / 5 = 40,80 zł

Uśrednioną stawkę osoba z uprawnieniami uzupełnia na dokumencie delegacji zgodnie z poniższymi screenami. Podobne wyliczenie należy wykonać dla stawek ryczałtu na dokumencie delegacji.