Dotyczy produktów: Symfonia eBOK
Z tego artykułu dowiesz się, jak zgłosić i przeprowadzić sprawę administracyjną w Symfonia eBOK — od wyboru kategorii, przez dodanie załączników, aż po otrzymanie odpowiedzi. Znajdziesz tu również informacje o śledzeniu statusu zgłoszenia i uzupełnianiu danych na prośbę zespołu wsparcia.
Sprawę administracyjną zgłoś wtedy, gdy potrzebujesz zmian w umowie, danych firmy, licencji lub dostępach — a nie w przypadku problemów technicznych z działaniem programu.
Zanim zaczniesz
Upewnij się, że masz przygotowane poniższe elementy:
- Aktywne konto w Symfonia eBOK z uprawnieniami do składania zgłoszeń
- Dane firmy — NIP, numer klienta lub numer umowy
- Dokumenty lub skany potrzebne do załączenia — np. pełnomocnictwo, aneks, potwierdzenie przelewu
- Opis sprawy — krótki, konkretny, z podaniem czego dotyczy zmiana
Rodzaje spraw administracyjnych
W Symfonia eBOK zgłosisz między innymi następujące sprawy:
- Zmiana danych firmy — nazwa, adres, NIP
- Zmiana danych kontaktowych — e-mail, telefon, osoba kontaktowa
- Zarządzanie licencjami — przeniesienie, rozszerzenie, rezygnacja
- Zarządzanie umową — aneks, cesja, wypowiedzenie
- Sprawy płatnicze — duplikat faktury, wyjaśnienie płatności, nota korygująca
- Zarządzanie dostępami — nadanie lub odebranie uprawnień użytkownikom
Jeśli Twoja sprawa nie pasuje do żadnej z powyższych kategorii — wybierz najbliższą tematycznie i opisz szczegóły w treści zgłoszenia.
Wybór właściwego rodzaju zgłoszenia
- Zaloguj się do Symfonia eBOK.
- Przejdź do sekcji Zgłoszenia → Nowe zgłoszenie.
- Wybierz kategorię, która najlepiej odpowiada Twojej sprawie — np. Zmiana danych firmy lub Zarządzanie licencjami.
- Wypełnij formularz — podaj temat i szczegółowy opis sprawy.
Precyzyjny wybór kategorii przyspiesza obsługę, ponieważ zgłoszenie trafia od razu do właściwego zespołu.
Przygotowanie danych i dokumentów
W zależności od rodzaju sprawy przygotuj odpowiednie informacje:
- Zmiana danych firmy — nowe dane oraz dokument potwierdzający zmianę — np. wypis z KRS lub CEIDG
- Cesja umowy — dane dotychczasowego i nowego podmiotu, podpisany formularz cesji
- Sprawy płatnicze — numer faktury, data płatności, potwierdzenie przelewu
- Zarządzanie dostępami — imię, nazwisko i adres e-mail użytkownika, którego dotyczy zmiana
Im dokładniejsze dane podasz w zgłoszeniu, tym szybciej zespół wsparcia je rozpatrzy.
Dodawanie załączników
- W formularzu zgłoszenia znajdź sekcję Załączniki.
- Kliknij Dodaj plik i wskaż dokument na dysku.
- Powtórz czynność, jeśli chcesz dodać więcej plików.
- Sprawdź, czy wszystkie załączniki zostały poprawnie załadowane, zanim wyślesz zgłoszenie.
Akceptowane formaty plików to m.in. PDF, JPG, PNG. Upewnij się, że skany są czytelne, a pliki nie przekraczają dopuszczalnego rozmiaru.
Sprawdzanie statusu sprawy
- Zaloguj się do Symfonia eBOK.
- Przejdź do sekcji Zgłoszenia → Moje zgłoszenia.
- Znajdź swoje zgłoszenie na liście — status wyświetla się obok tematu.
- Kliknij zgłoszenie, aby zobaczyć szczegóły i historię korespondencji.
Typowe statusy zgłoszenia:
- Nowe — zgłoszenie zostało zarejestrowane i oczekuje na przypisanie
- W trakcie realizacji — zespół wsparcia pracuje nad Twoją sprawą
- Oczekuje na odpowiedź klienta — zespół wsparcia potrzebuje od Ciebie dodatkowych informacji
- Zamknięte — sprawa została rozwiązana
Odpowiadanie na prośbę o uzupełnienie danych
- Otwórz zgłoszenie ze statusem Oczekuje na odpowiedź klienta.
- Przeczytaj wiadomość od zespołu wsparcia — znajdziesz w niej informację, jakie dane lub dokumenty są potrzebne.
- Wpisz odpowiedź w polu tekstowym i — jeśli trzeba — dodaj załączniki.
- Kliknij Wyślij.
Odpowiedz jak najszybciej. Gdy zgłoszenie zbyt długo oczekuje na Twoją odpowiedź, system może je automatycznie zamknąć.
Kiedy nie zakładać kolejnego zgłoszenia
Nie twórz nowego zgłoszenia, jeśli:
- Twoja sprawa jest już w toku — zamiast tego odpowiedz w istniejącym zgłoszeniu
- Chcesz dopytać o szczegóły lub dodać informacje — użyj pola odpowiedzi w otwartym zgłoszeniu
- Otrzymasz prośbę o uzupełnienie danych — odpowiedz bezpośrednio w tym samym zgłoszeniu
Duplikowanie zgłoszeń wydłuża czas obsługi, ponieważ każde nowe zgłoszenie trafia do kolejki od początku.
Orientacyjne etapy obsługi zgłoszenia
Każde zgłoszenie przechodzi przez następujące etapy:
- Rejestracja — system przyjmuje zgłoszenie i nadaje mu numer.
- Klasyfikacja — zgłoszenie trafia do odpowiedniego zespołu na podstawie wybranej kategorii.
- Analiza — zespół wsparcia weryfikuje dane i dokumenty. Jeśli czegoś brakuje — poprosi Cię o uzupełnienie.
- Realizacja — zespół wsparcia wykonuje żądaną zmianę.
- Zamknięcie — otrzymasz potwierdzenie realizacji, a zgłoszenie zmieni status na Zamknięte.
Czas obsługi zależy od rodzaju sprawy i kompletności przekazanych danych. Kompletne zgłoszenie z prawidłowymi załącznikami jest realizowane najszybciej.
Obejrzyj film instruktażowy
Kliknij film, aby powiększyć
Najczęstsze problemy
- Brak uprawnień do składania zgłoszeń w Symfonia eBOK
- Załącznik nie został załadowany lub jest nieczytelny
- Zgłoszenie zostało automatycznie zamknięte
- Nie widzę swojego zgłoszenia na liście