Przez archiwizację dokumentów w systemie rozumiemy utworzenie dokumentu typu Email w aplikacji Dokumenty. Każdą wiadomość mailową, która pojawia się na naszym koncie pocztowym w aplikacji Poczta e-mail, możemy zarchiwizować również w kartotece klienta lub w sprawie (lub na wybranym stanowisku – w przypadku konta współdzielonego).
Domyślnie każda wiadomość jest archiwizowana tylko raz, co pozwala uniknąć powielania tych samych dokumentów. Użytkownicy, którzy mają dostęp do oryginału wiadomości, zyskują uprawnienia do dokumentu indywidualnie lub poprzez grupę (w przypadku kont współdzielonych jest to dedykowana grupa powiązana z tym kontem).
Domyślne ustawienie systemu pozwala na archiwizowanie wiadomości wychodzących oraz przychodzących – powiązanych z klientem lub sprawą. Opcje te możemy zmienić w oknie konfiguracji konta w zakładce Opcje.
Wybranie poszczególnych opcji spowoduje następującą akcję:
- Zawsze – do każdego maila powstanie dokument w systemie typu email widoczny z aplikacji Dokumenty.
- Powiązane z klientem lub sprawą – wszystkie maile, które posiadają w temacie numer sprawy bądź adres email jest powiązany z wybranym kontrahentem zostaną zarchiwizowane i powiązane ze sprawą bądź klientem.
- Powiązane z klientem – wszystkie maile, których adres email jest powiązany z wybranym kontrahentem zostaną zarchiwizowane i powiązane z kartoteką kontrahenta.
- Powiązane ze sprawą – wszystkie maile, które posiadają w temacie numer sprawy zostaną zarchiwizowane i powiązane z tą sprawą.
- Nigdy – wiadomości archiwizujemy ręcznie po zaznaczeniu wiadomości na liście i kliknięciu ikony Utwórz dokument typu email w Pasku narzędzi.
Dokument typu email wyróżnia się ikoną: 