Wszystkie pliki z szablonami dla wiadomości email powinny mieć rozszerzenie .tpl i znajdować się w Centrum -> Narzędzia -> Panel sterowania -> Pozostałe ustawienia -> Szablony systemowe -> katalog emails.
Pliki muszą być zapisane w kodowaniu UTF-8.
Szablony są identyfikowane nazwami plików z obciętym rozszerzeniem (np. plik nowy_szablon.tpl będzie wyświetlany na liście wyboru szablonu pod nazwą nowy_szablon).
Szablony są parsowane przez silnik Flexy, a ich wynikowa zawartość traktowana jest jako HTML.
W szablonach można wykorzystywać także predefiniowane zmienne, których wartość jest generowana automatycznie w zależności od kontekstu użycia szablonu:
text - treść wiadomości wprowadzona przez użytkownika
footer - stopka wiadomości, właściwa dla danego konta, bądź użytkownika jeśli stopka dla konta nie została określona
quoted - treść cytowanej wiadomości wraz z nagłówkiem - w przypadku tworzenia odpowiedzi lub przekazywania wiadomości
W systemie instalowany jest domyślnie wykorzystywany szablon o nazwie default. Nie jest zalecana modyfikacja tego pliku, ani jego usuwanie. Domyślny szablon jest używany w przypadku braku możliwości użycia szablonu oczekiwanego w danym kontekście (np. brak właściwego pliku, brak uprawnień do pliku). Zmiany powinny być wprowadzane na zasadzie dodawania nowych szablonów.