Definiowanie reguł w aplikacji Poczta email polega na określaniu, jakie warunki musi spełniać nowa wiadomość, żeby została przeniesiona do wskazanego katalogu spośród folderów lokalnych lub na serwerze.
Ważną rolę odgrywa kolejność elementów. Pobierając nowe wiadomości, system filtruje je wg kolejności od góry i powoduje, że wiadomość zostanie przeniesiona do pierwszego folderu, który spełni daną regułę. Pozycję przenosimy w dół/górę za pomocą niebieskich strzałek w Pasku narzędzi po uprzednim jej zaznaczeniu.
Aby dodać nową regułę wybieramy pierwszy przycisk, czyli opcję Dodaj regułę. Następnie uzupełniamy nazwę i wybieramy folder, do którego ma zostać przeniesiony mail.
W następnym kroku dodajemy definicje filtra wybierając opcję Dodaj element filtra na liście definicji filtra. W oknie tym domyślnie wyświetlony jest folder Oraz. Jest to tzw. grupa filtrów, wewnątrz której obowiązuje koniunkcja. Filtry tworzymy w obrębie grup Oraz lub Lub (wewnątrz której obowiązuje alternatywa). Elementami grup mogą być kolejne grupy lub filtry. Grupy narzucają logikę elementów podrzędnych, czyli grup lub filtrów.
Po wybraniu Nowa definicja filtra pojawia się okno z możliwymi opcjami:
Typ elementu może być zdefiniowany jako Grupa bądź Filtr.
- Jeżeli wybierzemy opcję Grupa, ukaże się opcja operator z wyborem Oraz bądź Lub.
- Jeżeli wybierzemy opcję Filtr, określamy warunki, jakie mają spełniać nowe wiadomości. Pierwsze dwie części wybieramy z rozwijanych list, ostatnią wpisujemy ręcznie i klikamy przycisk Zapisz.
